Chúng ta thường nói về ưu tiên, nhưng hành động của chúng ta mới là thước đo chính xác nhất. Đã bao giờ bạn tự hỏi “tại sao bạn hành động như vậy” trong một tình huống cụ thể? Câu trả lời có thể hé lộ những ưu tiên thực sự của bạn.
Alt: Hình ảnh ấm áp về cha và con gái, thể hiện ưu tiên dành thời gian cho gia đình, mặc dù có thể có những công việc quan trọng khác đang chờ.
Hãy xem xét một ví dụ. Có một dự án quan trọng, tạm gọi là Dự án Alpha, đang đến gần ngày ra mắt. Nhóm kiểm soát chất lượng (QA) phát hiện một số lỗi nghiêm trọng, và nhóm phát triển đang xem xét liệu có thể sửa chúng mà không làm trễ thời hạn hay không.
Tôi hỏi quản lý phát triển phụ trách nhóm đó về tình hình vào đầu giờ chiều.
“Tôi không chắc, tôi chưa kiểm tra hôm nay, tôi quá bận.”
“Bạn bận với việc gì? Có phải dự án này không?”
“Không, tôi có một cuộc họp nhân viên, đánh giá thiết kế UX của Dự án Beta và tôi phải viết và gửi báo cáo trạng thái của Dự án Delta.”
“Ưu tiên hàng đầu của nhóm bạn bây giờ là gì?”
“Chắc chắn là dự án quan trọng này. Chỉ là tôi rất bận hôm nay.”
“Nếu dự án này ra mắt đúng thời hạn, đây là một thành công lớn, đúng không? Và nếu nó không ra mắt đúng thời hạn, đó là một thảm họa, đúng không?”
“Đúng vậy… nhưng mọi người cần tôi giúp đỡ những việc khác.”
“Nếu bạn không thể dành thời gian cho dự án ưu tiên hàng đầu của mình, thì đó không phải là dự án ưu tiên hàng đầu của bạn. Hành vi của bạn cho thấy bạn sẵn sàng chấp nhận rủi ro dự án này thất bại, để đổi lấy việc làm những việc khác có mức độ ưu tiên thấp hơn.”
“Nhưng tôi nghĩ rằng nhóm của tôi có lẽ đang xử lý nó ổn thỏa.”
“Nếu bạn dành thêm vài giờ chú ý đến dự án này làm tăng cơ hội ra mắt thành công, thì đó là một vài giờ rất đáng giá. Nếu dự án này thất bại vì bạn tham gia một cuộc họp nhân viên hoặc làm việc trên các dự án Beta hoặc Delta có mức độ ưu tiên thấp hơn, thì đó là một sự đánh đổi rất tồi tệ.”
Không phải lúc nào sự đánh đổi về thời gian của chúng ta cũng rõ ràng như vậy. Tuy nhiên, nhiều người trong chúng ta có thể bị mắc kẹt vào những việc khẩn cấp hoặc dễ dàng. Điều này dẫn đến việc chúng ta đầu tư không đủ vào những việc quan trọng nhất.
Những gì bạn nói là ưu tiên của bạn là những ưu tiên dự định.
Những gì bạn dành thời gian cho là những ưu tiên thực tế của bạn.
Đầu Tiên, Bạn Phải Biết Ưu Tiên Của Mình
Nếu quản lý của bạn hỏi, “3 ưu tiên hàng đầu của bạn bây giờ là gì?” – bạn có thể trả lời ngay lập tức không? Bạn có cần phải động não hay bạn sẽ lấy sổ tay ra và đọc chúng?
Hầu như chắc chắn bạn có ít nhất một cảm giác mơ hồ về những điều quan trọng hơn hay ít quan trọng hơn, nhưng bạn đã thử bài tập xếp hạng chưa? Bạn đã liệt kê mọi thứ bạn quan tâm và quyết định điều gì là quan trọng nhất đối với bạn vào lúc này chưa?
Hãy nhớ rằng ưu tiên của bạn thường xuyên thay đổi. Điều này cần được xem xét lại thường xuyên.
Đây không chỉ là bài tập cho công việc. Hãy suy nghĩ về những ưu tiên cá nhân của bạn. Danh sách của riêng bạn sẽ khác với danh sách của tôi. Danh sách cá nhân của tôi bao gồm dành thời gian cho con cái, vợ, tập thể dục, viết lách và các sở thích khác. Nếu bạn đã từng nghĩ về việc viết nhật ký, đây là một chủ đề tuyệt vời để bắt đầu. Tôi giữ một sơ đồ tổ chức cá nhân cho các ưu tiên của riêng mình trong Obsidian, nhưng chắc chắn bất kỳ phương pháp viết ra nào cũng sẽ giúp ích.
Bạn có thể làm điều đó cho gia đình hoặc cho công việc. Đó là một bài tập tuyệt vời để ngồi xuống và viết một danh sách mọi thứ bạn quan tâm. Sắp xếp nó theo thứ tự. Bạn nghĩ gì về trật tự đó? Nếu bạn chỉ dành thời gian cho danh sách đó, bạn có cảm thấy hài lòng về nó không? Đó có phải là cách đúng đắn để sử dụng thời gian của bạn không?
Thứ Hai, Đo Lường Cách Bạn Sử Dụng Thời Gian
Có một số công việc yêu cầu bạn phải tính toán thời gian của mình. Rất may, tôi đã không làm một trong những công việc đó trong một thời gian khá dài.
Có bao nhiêu người trong số các bạn thực sự biết mình sử dụng tuần của mình như thế nào? Bạn có biết chi tiết cách phân bổ thời gian của bạn phù hợp với từng ưu tiên của bạn không? Một lần nữa, điều này áp dụng cho cả gia đình và công việc. Bạn có biết bạn đã trải qua cuối tuần vừa rồi như thế nào không?
Về bản chất, những gì bạn muốn có một cách tối ưu là danh sách ưu tiên đó, với cột “thời gian đã phân bổ” bên cạnh. Đây không phải là “thời gian tôi muốn phân bổ cho việc này”, mà là “thời gian tôi đã dành cho ưu tiên này”.
Đây không phải là một bài tập mang tính học thuật. Tôi nghĩ bạn nên thực sự tạo một danh sách về cách bạn đã sử dụng thời gian của mình trong một tuần.
Có một vài cách đơn giản mà tôi đã nghe mọi người làm điều này.
Mã màu lịch. Đây là những gì cá nhân tôi đã làm. Vì lịch của tôi điều khiển phần lớn ngày làm việc của tôi, tôi đã đặt màu trong lịch của mình cho từng ưu tiên của mình. Tôi sẽ có màu cam là tuyển dụng, màu xanh lam là Dự án Alpha, màu tím là Dự án Delta, v.v. Bất cứ điều gì không có trong danh sách ưu tiên của tôi đều nhận được màu đỏ. Tôi cũng đặt các khối lịch vào lịch của mình khi tôi cần phải tự mình làm việc (chẳng hạn như viết một tài liệu) và sẽ mã màu nó cho dự án thích hợp.
Ghi nhật ký. Cứ sau vài giờ trong một ngày, hãy viết ra cách bạn đã sử dụng vài giờ qua. “30 phút trả lời email ngẫu nhiên“, “30 phút họp Dự án A“, “30 phút 1:1“, v.v. Bạn phải làm điều này thường xuyên trong một ngày, bởi vì những phiền nhiễu nhỏ nhặt trong cuộc sống sẽ nhanh chóng bị lãng quên nếu bạn đợi đến cuối ngày để ghi nhật ký mọi thứ.
Ứng dụng theo dõi thời gian. Có rất nhiều ứng dụng trong các cửa hàng ứng dụng khác nhau cho phép bạn ghi lại thời gian của mình và gắn thẻ thời gian đó.
Nếu bạn có bất kỳ thời gian sử dụng nào không có trong danh sách ưu tiên của bạn, tôi khuyên bạn nên tạo một danh mục mới và viết nó ra theo cách thủ công. Ví dụ: bạn có thể không có “Xem video mèo trên YouTube” trong danh sách ưu tiên của mình, nhưng bạn có thể muốn ghi lại một danh mục “giải trí khác” để theo dõi mọi thứ. Tôi có thể tạo một danh mục “công việc hành chính” cho email và các cuộc trò chuyện ngoài hành lang tại nơi làm việc.
Bất kể bạn sử dụng phương pháp nào, hãy viết ra cách sử dụng thời gian của bạn. Sắp xếp nó theo thứ tự thời gian đã sử dụng. Đó là danh sách ưu tiên thực tế của bạn.
