Tổ chức một buổi demo sản phẩm cho toàn công ty hay tường thuật trực tiếp một sự kiện? Các tính năng của “tòa thị chính” (town hall) trong Microsoft Teams là lựa chọn tối ưu cho các sự kiện quy mô lớn.
Lên Lịch Tổ Chức “Tòa Thị Chính” (Town Hall)
Để lên lịch một sự kiện “tòa thị chính”:
-
Mở lịch Teams của bạn.
-
Chọn mũi tên bên cạnh Cuộc họp mới +.
-
Chọn Tòa thị chính từ menu thả xuống.
-
Trong Chi tiết, nhập thông tin cơ bản, chỉ định người trình bày, và hơn thế nữa:
-
Nhập tiêu đề sự kiện, ngày bắt đầu và kết thúc, và mô tả.
Lưu ý: Thời lượng tối đa của một “tòa thị chính” là 30 giờ.
-
Theo mặc định, Người tổ chức là người tạo ra “tòa thị chính”.
-
Trong Nhóm sự kiện > Đồng tổ chức hoặc Người trình bày từ tổ chức của bạn, tìm kiếm và chọn những người khác sẽ giúp quản lý “tòa thị chính”. Bạn cũng có thể thêm người trình bày bên ngoài.
Lưu ý: Đồng tổ chức sẽ có hầu hết các khả năng của người tổ chức nhưng không thể thay đổi Chi tiết (ngày, giờ, v.v.). Người trình bày sẽ có thể nói và chia sẻ nội dung trong sự kiện.
-
Chọn Lưu và gửi lời mời để áp dụng các thay đổi và mời đồng tổ chức và người trình bày đến sự kiện.
-
-
Trong Quyền truy cập sự kiện, chọn xem sự kiện của bạn sẽ khả dụng cho Tổ chức của bạn, Công khai hoặc Người và nhóm.
Loại quyền Mô tả Tổ chức của bạn Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể tham dự “tòa thị chính”, bao gồm cả khách. Công khai Bất kỳ ai được mời hoặc có liên kết đều có thể tham gia. Người và nhóm Tối đa 500 người có thể tham dự “tòa thị chính”. Điều này bao gồm những người được thêm riêng lẻ và thông qua danh sách phân phối, nhóm bảo mật Microsoft 365 và Nhóm hợp nhất Microsoft 365. Bạn có thể thêm tối đa 20 nhóm hoặc danh sách như vậy. Nhóm động không được hỗ trợ. -
Trong Mời người tham dự, tìm kiếm và chọn những người và nhóm bạn muốn mời.
-
Chọn Lưu để áp dụng các thay đổi và tiếp tục tùy chỉnh sự kiện của bạn.
-
Chọn Tùy chọn cuộc họp để chỉnh sửa thêm cài đặt.
Lưu ý:
- Một số tùy chọn cuộc họp có thể bị khóa tùy thuộc vào các chính sách do quản trị viên CNTT của bạn đặt ra.
- Các nhóm bảo mật Microsoft 365 không được bật thư sẽ không nhận được lời mời qua email.
- Nhóm động không được hỗ trợ.
-
Chọn Phát hành để lên lịch sự kiện “tòa thị chính” của bạn và mời người tham dự.
Thêm Người Trình Bày Bên Ngoài
Dễ dàng thêm tối đa 20 người trình bày từ bên ngoài tổ chức của bạn vào “tòa thị chính”. Người trình bày bên ngoài là những người trình bày ẩn danh, bên ngoài tổ chức của bạn hoặc không sử dụng Teams.
Khi bạn thêm một người trình bày bên ngoài, họ sẽ nhận được một liên kết tham gia duy nhất cho phép họ vào sự kiện mà không cần phải đợi trong phòng chờ. Người trình bày ẩn danh sẽ không cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft; họ có thể tham gia bằng liên kết và nhập tên của họ trước khi vào.
Để thêm một người trình bày bên ngoài:
- Đi tới lịch Teams của bạn.
- Chọn một “tòa thị chính” sắp tới và chọn Chi tiết.
- Chọn Thêm người trình bày bên ngoài.
- Trong Người trình bày bên ngoài, nhập địa chỉ email của những người trình bày bên ngoài bạn muốn thêm.
- Chọn Lưu và gửi lời mời.
Lưu ý:
- Người trình bày bên ngoài không nên chuyển tiếp liên kết của họ. Họ có thể tham gia bằng cùng một liên kết trên tối đa 3 thiết bị.
- Nếu khách chưa xác thực thành công khi tham gia sự kiện, họ sẽ được đưa vào phòng chờ. Từ đó, người tổ chức hoặc người trình bày sự kiện có thể chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu tham gia sự kiện của họ.
Tạo Lại Hoặc Sao Chép Liên Kết Tham Gia Bên Ngoài
Để tạo lại hoặc sao chép liên kết mà người trình bày bên ngoài tham gia:
- Mở một “tòa thị chính” trong lịch Teams của bạn.
- Trong chi tiết “tòa thị chính”, chọn Người trình bày bên ngoài.
- Chọn Liên kết tham gia duy nhất.
- Chọn Sao chép để sao chép liên kết vào bảng nhớ tạm của bạn hoặc Tải lại để tạo lại một liên kết mới.
Sao Chép “Tòa Thị Chính”
Sao chép một “tòa thị chính” hiện có để áp dụng tất cả các chi tiết và cài đặt của nó cho một “tòa thị chính” mới. Bạn có thể sao chép “tòa thị chính” đã qua và sắp tới trong lịch Teams của bạn.
Khi bạn sao chép một “tòa thị chính” hiện có, “tòa thị chính” mới sẽ có cùng:
- Tiêu đề
- Mô tả
- Người trình bày, đồng tổ chức và người tham dự
- Chủ đề sự kiện
- Cài đặt đăng ký
- Email tùy chỉnh
- Tùy chọn cuộc họp
Để sao chép một “tòa thị chính”:
- Trong lịch Teams của bạn, nhấp chuột phải vào “tòa thị chính” đã qua hoặc sắp tới bạn muốn sao chép.
- Chọn Sao chép sự kiện.
- Đặt ngày và giờ của sự kiện mới và chỉnh sửa bất kỳ chi tiết sự kiện nào bạn muốn thay đổi.
- Chọn Lưu.
Bạn cũng có thể sao chép một “tòa thị chính” bằng cách nhấp đúp vào nó trong lịch Teams của bạn và chọn Sao chép sự kiện trên trang chi tiết.
Lưu ý: Nếu bạn đang sao chép một sự kiện chưa được sửa đổi hoặc tham gia trong 60 ngày qua, các tùy chọn cuộc họp của nó sẽ không được chuyển sang. Sự kiện trùng lặp sẽ có các tùy chọn cuộc họp mặc định.
Mời Người Tham Dự Đến “Tòa Thị Chính”
Sau khi bạn mời người tham dự, họ sẽ thấy lời mời “tòa thị chính” trên lịch của họ. Nếu bạn đã bật nút chuyển đổi Chỉ cho phép những người được mời tham gia, bạn phải xuất bản sự kiện để người tham dự có thể tham gia.
Để mời người tham dự đến một hội thảo trên web:
- Đi tới lịch Teams của bạn.
- Mở một “tòa thị chính” hiện có hoặc tạo một “tòa thị chính” mới.
- Đi tới Chi tiết > Người tham dự.
- Trong Mời người tham dự, tìm kiếm và chọn những người bạn muốn mời.
- Chọn Lưu.
Khi sự kiện của bạn được xuất bản, người tham dự sẽ tự động nhận được lời mời qua email. Người được mời không có tài khoản Microsoft có thể tham gia cuộc họp của bạn một cách ẩn danh.
Lưu ý: “Tòa thị chính” có thể chứa tối đa 10 nghìn người tham dự hoặc tối đa 50 nghìn người tham dự với Teams Premium. Để tổ chức “tòa thị chính” với dung lượng lớn hơn, hãy liên hệ với LEAP để yêu cầu quyền cho tổ chức của bạn.
Nhúng “Tòa Thị Chính” Vào SharePoint
Khi bạn nhúng một “tòa thị chính” vào một trang SharePoint, những người có quyền truy cập vào sự kiện và trang SharePoint có thể tham dự sự kiện ở đó.
Nếu bạn đã bật Hỏi & Đáp hoặc trò chuyện cho sự kiện, những người tham dự từ SharePoint vẫn có thể tham gia.
Để nhúng một “tòa thị chính” vào một trang SharePoint:
-
Lên lịch một “tòa thị chính” hoặc mở một “tòa thị chính” hiện có trong lịch Teams của bạn.
- Nếu bạn đang lên lịch một “tòa thị chính” mới, hãy chọn Lưu để lưu chi tiết sự kiện trước khi tiếp tục.
-
Trong Chi tiết, chọn Chia sẻ sự kiện.
-
Trong HTML nhúng video, chọn Sao chép.
-
Sau khi sao chép HTML nhúng video, thêm nó vào trang SharePoint của bạn bằng phần web Nhúng.
Đảm bảo xuất bản “tòa thị chính” trong Teams. Nếu trang sự kiện của bạn chưa được xuất bản, “tòa thị chính” sẽ không xuất hiện trong trang SharePoint.
Khi bạn bắt đầu sự kiện, nó sẽ tự động bắt đầu phát trực tiếp trên trang SharePoint.
Phản Ứng Trực Tiếp Trong “Tòa Thị Chính”
Tăng cường sự tương tác và nhận phản hồi theo thời gian thực từ khán giả “tòa thị chính” của bạn bằng các phản ứng trực tiếp. Sau khi một “tòa thị chính” bắt đầu, người tham dự có thể chọn từ một số phản ứng trực tiếp trong các điều khiển cuộc họp của họ. Khi họ chọn một phản ứng, nó sẽ bật lên trong giây lát ở góc dưới của cửa sổ cuộc họp.
(Góc nhìn của người tham dự)
Các phản ứng trực tiếp có sẵn trong “tòa thị chính” được tổ chức trong Teams Premium. Chúng được bật tự động nhưng có thể được bật hoặc tắt.
Để bật hoặc tắt các phản ứng trực tiếp trong “tòa thị chính” trước một sự kiện:
- Đi tới lịch Teams của bạn.
- Chọn một “tòa thị chính” bạn đã tổ chức.
- Chọn Quản lý sự kiện.
- Trong Chi tiết, chọn Tùy chọn cuộc họp.
- Chọn Tương tác.
- Bật hoặc tắt nút chuyển đổi Cho phép phản ứng.
- Chọn Áp dụng > Lưu.
Để bật hoặc tắt các phản ứng trực tiếp trong một sự kiện:
- Trong các điều khiển cuộc họp của bạn, chọn Thêm hành động > Cài đặt > Tùy chọn cuộc họp.
- Trong Tương tác, bật hoặc tắt nút chuyển đổi Cho phép phản ứng.
Các thay đổi đối với cài đặt này sẽ có hiệu lực ngay lập tức.
Lưu ý:
- Nếu bạn đang ghi lại “tòa thị chính”, các phản ứng trực tiếp sẽ không xuất hiện trong bản ghi.
- Trong “tòa thị chính”, người tham dự sẽ xem với độ trễ khoảng 20-30 giây. Các phản ứng của họ có vẻ bị trì hoãn đối với người trình bày và người tổ chức do đó.
Để tìm hiểu thêm về các phản ứng trực tiếp trong Teams, hãy xem Thể hiện bản thân trong các cuộc họp Microsoft Teams bằng các phản ứng trực tiếp.
Email “Tòa Thị Chính”
Email “tòa thị chính” trong Teams được bật tự động khi bạn lên lịch một “tòa thị chính”. Có hai loại email mà những người được mời đến một “tòa thị chính” sẽ nhận được:
- Email mời sự kiện: Những email này cho người tham gia biết họ được mời đến “tòa thị chính”. Chúng chứa các chi tiết sự kiện quan trọng, như ngày, giờ bắt đầu và mô tả. Chúng được gửi tự động khi sự kiện được xuất bản.
- Email bản ghi sự kiện có sẵn: Sau một “tòa thị chính”, những email này cho người tham dự biết khi bản ghi sự kiện có sẵn để xem. Những email này được gửi tự động khi bản ghi sự kiện được xuất bản.
Email “tòa thị chính” được tạo từ một mẫu Teams tự động điền các chi tiết sự kiện. Bạn có thể chỉnh sửa email hoặc tắt chúng hoàn toàn trước khi xuất bản sự kiện.
Để tìm hiểu thêm, hãy xem Quản lý email “tòa thị chính” trong Microsoft Teams.
Phát Hành “Tòa Thị Chính”
Sau khi bạn đã hoàn thiện chi tiết “tòa thị chính” và mẫu lời mời email, hãy xuất bản “tòa thị chính” để tự động mời người tham dự.
Để phát hành một “tòa thị chính”:
- Đi tới lịch Teams của bạn.
- Mở một “tòa thị chính” hiện có hoặc tạo một “tòa thị chính” mới.
- Hoàn thiện các chi tiết quan trọng và tùy chỉnh chủ đề.
- Chọn Lưu để áp dụng bất kỳ thay đổi nào.
- Chọn Phát hành và xác nhận.
Sau khi “tòa thị chính” của bạn được phát hành, người tham dự sẽ tự động nhận được lời mời qua email và các bản cập nhật về bất kỳ thay đổi nào đối với sự kiện.
Khắc Phục Sự Cố
Tôi phải làm gì nếu tôi gặp sự cố khi tham gia cuộc họp? Hãy đảm bảo rằng bạn đang tham gia cuộc họp đã đăng nhập từ tài khoản mà bạn đã nhận được lời mời cuộc họp hoặc liên kết tham gia.
Tôi được mời làm người trình bày bên ngoài nhưng liên kết tham gia của tôi không hoạt động. Liên kết duy nhất của bạn để tham gia với tư cách là người trình bày sẽ chỉ hoạt động nếu bạn đã đăng nhập vào Teams bằng cùng một email mà bạn đã nhận được liên kết tham gia. Bạn không thể đăng nhập bằng một tài khoản khác và sử dụng liên kết, và bạn không thể tham gia một cách ẩn danh bằng liên kết.
