Bạn đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành mọi việc? Ai cũng từng trải qua cảm giác này. Bạn có những kế hoạch lớn, nhưng quản lý thời gian không hề dễ dàng, đặc biệt đối với những người làm trong ngành sáng tạo như các nhà thiết kế thời trang. Nhưng trước khi bạn viện lý do đó, hãy xem qua những mẹo sau để làm được nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian.
“Bạn không phải là người quyết định tôi!”
Chắc chắn bạn còn nhớ câu nói kinh điển này từ khi còn bé? Bạn mới là người làm chủ thời gian của mình – không ai khác. Bạn phải tàn nhẫn với thời gian của mình nếu bạn thực sự muốn làm được nhiều việc hơn trong một ngày. Dưới đây là một vài mẹo để bạn thử…
1. Thay đổi cách sử dụng điện thoại di động. Điện thoại của tôi đổ chuông/báo/nhắn tin/email 50 lần một ngày nhưng tôi có lẽ chỉ trả lời khoảng 5 lần. Không phải vì tôi không muốn nói chuyện/nhắn tin/email 45 lần còn lại; mà là vì nếu tôi làm vậy, tôi sẽ không bao giờ hoàn thành bất kỳ CÔNG VIỆC thực tế nào cả.
Chúng ta có lẽ đều đã trải qua một ngày mà chúng ta cảm thấy bận rộn nhưng dường như không đạt được điều gì cả. Rất có thể đó là một ngày chúng ta dành mỗi 10 phút để trả lời điện thoại và email, v.v. Bạn không cần phải phản ứng ngay lập tức mỗi khi có tiếng chuông – ngay cả khi bạn nghĩ rằng mình cần. Nếu bạn thực sự thành thật, hầu hết mọi cuộc gọi, ngay cả từ một khách hàng tiềm năng, đều có thể đợi nửa ngày để được trả lời. Điều này giúp nhà thiết kế thời trang tập trung hơn vào công việc.
2. Thời gian tập trung là bạn của bạn. Lần cuối cùng bạn tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong 2 giờ là khi nào? Đúng vậy, tôi đang nói đến việc không có nhạc, không có TV nền, không có điện thoại, không có email – không gì cả. Tôi sẽ không nói dối và nói rằng nó dễ dàng. Nhưng nó thực sự hiệu quả.
Trong kinh nghiệm của bản thân và khi tôi nghiên cứu khách hàng của mình, tôi thấy rằng làm nhiều việc cùng một lúc đơn giản là không hiệu quả bằng việc dành thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể. Tôi không nghĩ bộ não của chúng ta hoạt động tốt khi chúng ta cố gắng làm quá nhiều việc. Đây là cách nó hoạt động đối với tôi. Thứ Hai, Thứ Tư và Thứ Sáu, tôi dành từ 10 giờ sáng đến 12 giờ trưa. Trong 2 giờ này, tôi tắt điện thoại và internet và tập trung vào các khóa học và đào tạo mới mà tôi đang phát triển cho các nhà thiết kế thời trang. Tôi thực sự biến 3 ngày này thành một loạt các khoảng thời gian tập trung.
Bạn có thể nhìn vào điều này và nói, Jane, bạn thực sự chỉ làm việc khoảng 4 giờ một ngày! Và bạn nói đúng. Nhưng tôi đảm bảo với bạn rằng tôi làm được nhiều việc hơn hầu hết mọi người trong một ngày làm việc điển hình 8 giờ – khi tôi thực sự kỷ luật với thời gian của mình.
Một ngày với thời gian tập trung
6:45 – 7:15 kiểm tra email
7 giờ sáng – 8 giờ sáng ăn sáng, con cái
8 giờ sáng – 9 giờ sáng tập thể dục
9 giờ sáng – 10 giờ sáng tắm rửa, dọn dẹp
10 giờ sáng – 11 giờ sáng THỜI GIAN TẬP TRUNG
11 giờ sáng – 12 giờ trưa THỜI GIAN TẬP TRUNG
12 giờ trưa – 1 giờ chiều kiểm tra email, ăn trưa
1 giờ chiều – 2 giờ chiều gọi điện cho khách hàng
2 giờ chiều – 3 giờ chiều gọi điện cho khách hàng
3 giờ chiều – 4 giờ chiều kiểm tra email, dọn dẹp nhà cửa
4 giờ chiều – 5 giờ chiều đón con
5 giờ chiều – 6 giờ chiều ăn tối
3. Bỏ qua cuộc họp đó. Đây là cách tôi đã từng làm việc. Một nhà thiết kế gọi điện và nói, “Jane, tôi quan tâm đến tư vấn cấp cao vì tôi cần giúp đỡ để nhận được nhiều đơn đặt hàng bán buôn hơn.” Tôi nói “Tuyệt vời! Hãy gặp nhau tại một quán cà phê lúc 1:00 Thứ Năm.” Vì vậy, tôi lái xe đến đó (30 phút), gặp nhà thiết kế (60 phút), lái xe về nhà (30 phút). Tôi đã dành ít nhất một tiếng rưỡi.
Những gì tôi làm bây giờ là đề nghị một buổi trò chuyện 15 phút trên điện thoại. Tôi cũng yêu cầu một khách hàng tiềm năng đọc một vài điều trước khi chúng ta trò chuyện (trên blog của tôi hoặc thông tin tôi gửi cho họ) để họ biết một chút về cách tư vấn hoạt động. Bằng cách này, khi chúng ta nói chuyện, họ thường đã biết liệu họ có muốn trở thành khách hàng hay không và buổi trò chuyện của chúng ta trở thành một cơ hội để tôi tìm hiểu thêm về doanh nghiệp thời trang của họ để xem liệu tôi có thể giúp đỡ như thế nào. Mọi người tiết kiệm thời gian và năng lượng và chúng ta bắt tay ngay vào công việc để giúp nhà thiết kế đạt được mục tiêu của họ.
4. Nói về mục tiêu, hãy tự hỏi mình: “Những gì tôi đang làm – ngay lúc này – có đưa tôi đến gần hơn với mục tiêu của mình không?” Bạn thực sự muốn đấu tranh để chỉ làm những việc liên quan trực tiếp đến mục tiêu của bạn. Bạn có muốn bắt đầu dòng quần áo của riêng mình không? Nếu bạn đang làm những việc không đưa bạn đến nơi bạn muốn, hãy ủy thác nó (ngay cả cho một thực tập sinh) hoặc bỏ nó. Ngay bây giờ. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là bán cho 6 cửa hàng mới trong mùa này, hãy viết mục tiêu đó lên một tấm thẻ chỉ mục gần bàn làm việc của bạn và kiểm tra xem bạn đang làm gì để đạt được mục tiêu đó. Bạn có cần phải chở đồ qua lại nhà máy không? Có ai khác có thể làm điều đó không? Làm thế nào bạn có thể hợp lý hóa quy trình?
Và một điều nữa…
5. Hãy suy nghĩ về màn hình chính của máy tính của bạn. Đặt nó thành một cái gì đó không quá hấp dẫn. Nếu bạn bị cuốn vào tin tức về người nổi tiếng, hãy đảm bảo rằng nó không bật lên khi bạn trực tuyến. Hãy để dành nó cho giờ làm việc sau.
