Một vấn đề nan giải đang gây khó khăn cho nhiều người dùng Calendly và Microsoft Teams: link cuộc họp bị sai lệch sau khi thay đổi lịch trình. Điều này dẫn đến sự nhầm lẫn và gián đoạn trong công việc. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục tình trạng này.
Vấn đề bắt đầu khi người dùng thay đổi lịch hẹn trên Calendly, nhưng người tham gia lại nhận được link cuộc họp cũ. Điều này gây ra sự bối rối và cần phải xác nhận lại thông tin, làm mất thời gian và giảm hiệu quả.
Alt text: Cuộc hẹn trong Outlook hiển thị đồng thời link Microsoft Teams tự động và link Calendly, gây nhầm lẫn cho người tham gia.
Một người dùng chia sẻ: “Khi chúng tôi thêm một nhân viên khác vào lời mời họp, link trong trường ĐỊA ĐIỂM có vẻ đúng – đó là một tên miền calendly. Tuy nhiên, link cuộc họp Teams trong phần nội dung của cuộc hẹn lại có ID cuộc họp khác – người yêu cầu cuộc họp và nhân viên nội bộ của chúng tôi có ID khác nhau. Chúng tôi không chắc liệu đây có phải là triệu chứng của cách tổ chức Microsoft của chúng tôi được thiết lập hay không.”
Vấn đề này không chỉ xảy ra khi thay đổi lịch trình, mà còn xuất hiện ngay cả khi cuộc hẹn không bị điều chỉnh. “Có vẻ như bây giờ đây có thể là một vấn đề bất kể nó có được lên lịch lại hay không. Tôi vẫn đang cố gắng hiểu lớp này, nhưng có lẽ nguyên nhân gốc rễ là do liên kết kép chết tiệt này!”
Nguyên nhân của vấn đề có thể nằm ở sự tương tác giữa Calendly và Microsoft Teams. Có vẻ như Microsoft Teams tự động thêm link cuộc họp vào lời mời, ngay cả khi cuộc họp đã được lên lịch qua Calendly. Điều này dẫn đến việc có hai link khác nhau trong cùng một lời mời, gây nhầm lẫn cho người nhận.
Một giả thuyết được đưa ra là: “Tôi thực sự bắt đầu tự hỏi liệu vì lý do nào đó, phiên bản Microsoft của bạn không nhận ra rằng cuộc họp Calendly đã xác định vị trí và về cơ bản nó đang tăng cường cuộc hẹn hiện có. Điều đó có thể giải thích tại sao việc lên lịch lại thay đổi một trong các ID cuộc họp, nhưng về mặt lý thuyết thì không phải là ID còn lại.”
Để giải quyết vấn đề này, có một số bước có thể thực hiện:
- Xác định link chính xác: Link cuộc họp bắt đầu bằng “calendly.com/events” mới là link chính thức và đáng tin cậy.
- Tắt tính năng tự động thêm cuộc họp Teams: Trong cài đặt Outlook, hãy tìm và tắt tùy chọn tự động thêm cuộc họp Teams vào tất cả các cuộc hẹn.
Alt text: Các bước tắt tính năng tự động thêm cuộc họp Teams trong Outlook để tránh xung đột liên kết với Calendly.
- Kiểm tra add-in Teams: Đảm bảo rằng add-in Teams không can thiệp vào quá trình tạo cuộc hẹn của Calendly.
Một người dùng khác cũng gặp phải tình trạng tương tự, ngay cả khi đã tắt tính năng tự động thêm cuộc họp Teams. “Tôi luôn tắt ‘thêm cuộc họp trực tuyến vào tất cả các cuộc họp’ trong Outlook. Điều này thật khó chịu.”
Microsoft cũng đã xác nhận vấn đề này và đưa ra giải thích: “Một số thay đổi gần đây nhằm tối ưu hóa add-in cuộc họp Microsoft Teams cho ứng dụng Outlook trên máy tính đã tương tác tiêu cực với đường dẫn mã được tận dụng trong các phiên bản Outlook trên máy tính cũ hơn, do đó dẫn đến tác động.”
Tóm lại, nếu bạn liên tục phải thay đổi ngày họp do link cuộc họp bị sai lệch, hãy kiểm tra cài đặt Microsoft Teams của bạn và đảm bảo rằng tính năng tự động thêm cuộc họp Teams đã được tắt. Điều này sẽ giúp bạn tránh được sự nhầm lẫn và đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều có link chính xác.