Trong bối cảnh báo cáo tài chính, thuật ngữ quỹ dự phòng được sử dụng để mô tả vị thế tài sản ròng của các quỹ chính phủ, được tính toán theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP). Các chuyên gia ngân sách thường sử dụng thuật ngữ tương tự để mô tả vị thế tài sản ròng của các quỹ chính phủ được tính toán trên cơ sở ngân sách của chính phủ. Trong cả hai trường hợp, quỹ dự phòng được dùng để đo lường các nguồn tài chính có sẵn trong một quỹ chính phủ; tuy nhiên, cần hiểu rõ những khác biệt giữa quỹ dự phòng GAAP và quỹ dự phòng ngân sách.
-
Báo cáo tài chính GAAP báo cáo tối đa năm loại quỹ dự phòng riêng biệt dựa trên loại và nguồn các ràng buộc về cách chi tiêu các nguồn lực (trình bày theo thứ tự giảm dần từ ràng buộc lớn nhất đến ràng buộc ít nhất): quỹ dự phòng không thể chi tiêu, quỹ dự phòng bị hạn chế, quỹ dự phòng cam kết, quỹ dự phòng được chỉ định và quỹ dự phòng không được chỉ định. Tổng số tiền trong ba loại cuối cùng này (nơi ràng buộc duy nhất đối với chi tiêu, nếu có, do chính phủ tự áp đặt) được gọi là quỹ dự phòng không hạn chế. Ngược lại, quỹ dự phòng ngân sách, mặc dù phải tuân theo các ràng buộc chi tiêu giống như quỹ dự phòng GAAP, thường chỉ đơn giản là tổng số tiền tích lũy từ những năm trước đó tại một thời điểm nhất định.
-
Việc tính toán quỹ dự phòng GAAP và quỹ dự phòng ngân sách đôi khi phức tạp do việc sử dụng các quỹ con trong quỹ chung. Trong những trường hợp như vậy, quỹ dự phòng GAAP bao gồm số tiền từ tất cả các quỹ con, trong khi quỹ dự phòng ngân sách thường không bao gồm.
-
Thông thường, thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí là khác nhau cho mục đích báo cáo tài chính GAAP và lập ngân sách. Ví dụ: các khoản nợ phát sinh từ đơn đặt hàng thường được ghi nhận là chi phí cho mục đích ngân sách, nhưng không bao giờ được ghi nhận cho việc lập báo cáo tài chính GAAP.
Tác động của những khác biệt này và các khác biệt khác đối với số tiền được báo cáo là quỹ dự phòng GAAP và quỹ dự phòng ngân sách trong quỹ chung cần được làm rõ, hiểu rõ và ghi lại.
Điều quan trọng là các chính phủ phải duy trì mức quỹ dự phòng đầy đủ để giảm thiểu các rủi ro hiện tại và tương lai (ví dụ: thiếu hụt doanh thu và chi phí không lường trước được) và để đảm bảo thuế suất ổn định. Trong hầu hết các trường hợp, các cuộc thảo luận về quỹ dự phòng sẽ tập trung đúng vào quỹ chung của chính phủ. Tuy nhiên, các nguồn tài chính có sẵn trong các quỹ khác cũng nên được xem xét khi đánh giá tính đầy đủ của quỹ dự phòng không hạn chế trong quỹ chung.
Chính phủ đề xuất rằng các chính phủ nên thiết lập một chính sách chính thức về mức quỹ dự phòng không hạn chế nên được duy trì trong quỹ chung cho các mục đích GAAP và ngân sách. Hướng dẫn này nên được đặt ra bởi cơ quan chính sách thích hợp và trình bày một khuôn khổ và quy trình về cách chính phủ sẽ tăng hoặc giảm mức quỹ dự phòng không hạn chế trong một khoảng thời gian cụ thể. Đặc biệt, chính phủ nên cung cấp hướng dẫn rộng rãi trong chính sách về cách các nguồn lực sẽ được hướng dẫn để bổ sung quỹ dự phòng nếu số dư giảm xuống dưới mức quy định.
Mức Độ Phù Hợp. Tính đầy đủ của quỹ dự phòng không hạn chế trong quỹ chung nên tính đến hoàn cảnh riêng của từng chính phủ. Ví dụ: các chính phủ có thể dễ bị thiên tai, phụ thuộc nhiều hơn vào nguồn doanh thu không ổn định hoặc có khả năng phải chịu các khoản cắt giảm viện trợ của tiểu bang và/hoặc các khoản tài trợ của liên bang có thể cần duy trì mức cao hơn trong quỹ dự phòng không hạn chế. Việc nêu rõ những rủi ro này trong chính sách quỹ dự phòng giúp các bên liên quan dễ dàng giải thích cơ sở cho mức quỹ dự phòng có vẻ cao hơn bình thường, bảo vệ người nộp thuế và nhân viên khỏi những thay đổi bất ngờ về tình hình tài chính. Tuy nhiên, chính phủ khuyến nghị, ở mức tối thiểu, các chính phủ đa mục đích, bất kể quy mô nào, nên duy trì quỹ dự phòng ngân sách không hạn chế trong quỹ chung của họ không dưới hai tháng doanh thu hoạt động quỹ chung thông thường hoặc chi phí hoạt động quỹ chung thông thường. Việc lựa chọn doanh thu hoặc chi phí làm cơ sở so sánh có thể được quyết định bởi điều gì dễ dự đoán hơn trong hoàn cảnh cụ thể của chính phủ. Hơn nữa, tình hình cụ thể của chính phủ thường có thể yêu cầu mức quỹ dự phòng không hạn chế trong quỹ chung cao hơn đáng kể so với mức tối thiểu được khuyến nghị này. Trong mọi trường hợp, các biện pháp như vậy nên được áp dụng trong bối cảnh dự báo dài hạn, do đó tránh được rủi ro đặt quá nhiều trọng tâm vào mức quỹ dự phòng không hạn chế trong quỹ chung tại bất kỳ thời điểm nào. Khi thiết lập chính sách điều chỉnh mức quỹ dự phòng không hạn chế trong quỹ chung, chính phủ nên xem xét một loạt các yếu tố, bao gồm:
- Tính dự đoán của doanh thu và sự biến động của chi phí (tức là có thể cần mức quỹ dự phòng không hạn chế cao hơn nếu các nguồn doanh thu quan trọng phải chịu những biến động khó lường hoặc nếu chi phí hoạt động rất biến động);
- Mức độ rủi ro của chính phủ đối với các khoản chi tiêu một lần đáng kể (ví dụ: thiên tai, nhu cầu vốn ngay lập tức, cắt giảm ngân sách tiểu bang);
- Tác động tiềm tàng đến các nguồn lực của quỹ chung từ các quỹ khác, cũng như tính khả dụng của các nguồn lực trong các quỹ khác;
- Tác động tiềm tàng đến xếp hạng trái phiếu của tổ chức và chi phí vốn vay tăng lên tương ứng;
- Các cam kết và chỉ định (tức là các chính phủ có thể muốn duy trì mức quỹ dự phòng không hạn chế cao hơn để bù đắp cho bất kỳ phần nào của quỹ dự phòng không hạn chế đã được chính phủ cam kết hoặc chỉ định cho một mục đích cụ thể). Các chính phủ có thể cho là phù hợp để loại trừ khỏi việc xem xét các nguồn lực đã được cam kết hoặc chỉ định cho một mục đích khác và tập trung vào quỹ dự phòng không được chỉ định, thay vì quỹ dự phòng không hạn chế.
Sử Dụng và Bổ Sung.
Chính sách quỹ dự phòng nên xác định các điều kiện đảm bảo việc sử dụng quỹ, và nếu quỹ dự phòng giảm xuống dưới mức chính sách của chính phủ, cần có một kế hoạch vững chắc để bổ sung quỹ. Trong bối cảnh đó, chính sách quỹ dự phòng nên:
- Xác định khoảng thời gian và các tình huống bất ngờ mà quỹ dự phòng sẽ được sử dụng;
- Mô tả cách mức chi tiêu và/hoặc doanh thu của chính phủ sẽ được điều chỉnh để phù hợp với bất kỳ thực tế kinh tế mới nào đằng sau việc sử dụng quỹ dự phòng làm cầu nối tài chính;
- Mô tả khoảng thời gian mà các thành phần của quỹ dự phòng sẽ được bổ sung và các phương tiện mà chúng sẽ được bổ sung.
Nói chung, các chính phủ nên tìm cách bổ sung quỹ dự phòng của họ trong vòng một đến ba năm sử dụng. Cụ thể, các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian bổ sung bao gồm:
- Các lý do ngân sách đằng sau các mục tiêu quỹ dự phòng;
- Phục hồi sau một sự kiện cực đoan;
- Tính liên tục chính trị;
- Thời gian lập kế hoạch tài chính;
- Dự báo dài hạn và điều kiện kinh tế;
- Kỳ vọng tài chính bên ngoài.
Các nguồn doanh thu thường được tìm đến để bổ sung quỹ dự phòng bao gồm doanh thu không định kỳ, thặng dư ngân sách và các nguồn lực dư thừa trong các quỹ khác (nếu được phép về mặt pháp lý và có cơ sở hợp lý). Thặng dư cuối năm là một nguồn thích hợp để bổ sung quỹ dự phòng.
Quỹ Dự Phòng Không Hạn Chế Vượt Quá Yêu Cầu Chính Sách Chính Thức. Trong một số trường hợp, các chính phủ có thể thấy mình ở vị trí có số tiền quỹ dự phòng không hạn chế trong quỹ chung vượt quá yêu cầu dự trữ chính sách chính thức của họ ngay cả sau khi tính đến các rủi ro tài chính tiềm ẩn trong tương lai gần. Số tiền vượt quá chính sách chính thức có thể phản ánh một xu hướng cấu trúc, trong trường hợp đó, các chính phủ nên xem xét một chính sách về cách giải quyết vấn đề này. Ngoài ra, nên khuyến khích một chiến lược giáo dục hoặc truyền thông, hoặc ít nhất là giải thích về những thay đổi lớn trong quỹ dự phòng. Trong mọi trường hợp, việc sử dụng các quỹ đó nên bị cấm như một nguồn tài trợ cho các khoản chi tiêu định kỳ đang diễn ra.
