Các cơ quan chính phủ thường xuyên ban hành các tài liệu hướng dẫn để giải thích về các chương trình, chính sách của họ hoặc truyền đạt thông tin quan trọng khác cho các đối tượng được quản lý và công chúng. Điều quan trọng là công chúng phải dễ dàng tiếp cận những tài liệu này để hiểu cách thức chính phủ hoạt động và mối liên hệ giữa chính phủ và người dân. Các cơ quan nên quản lý tài liệu hướng dẫn của họ một cách nhất quán với các yêu cầu pháp lý và các nguyên tắc về tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của chính phủ.
Tài liệu hướng dẫn có thể có nhiều hình thức. Chúng bao gồm những gì Đạo luật về thủ tục hành chính (APA) gọi là “quy tắc giải thích” và “tuyên bố chính sách chung,” là hai loại quy tắc không bắt buộc phải trải qua các thủ tục thông báo và bình luận áp dụng cho các quy tắc lập pháp. Chúng cũng có thể bao gồm các tài liệu khác được coi là tài liệu hướng dẫn theo các định nghĩa riêng biệt khác được các cơ quan chính phủ thông qua. Khi quản lý tính khả dụng công khai của thông tin cơ quan trong việc thực hiện Khuyến nghị này, các cơ quan nên làm rõ những gì cấu thành hướng dẫn và những gì không.
Một số luật yêu cầu các cơ quan phải cung cấp ít nhất một số tài liệu hướng dẫn nhất định cho công chúng. Đạo luật Hồ sơ Liên bang yêu cầu các cơ quan xác định “hồ sơ được công chúng quan tâm hoặc sử dụng chung, phù hợp để công khai và đăng các hồ sơ đó ở định dạng điện tử có thể truy cập công khai.” Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA) yêu cầu các cơ quan phải công bố “các tuyên bố về chính sách chung hoặc giải thích về tính áp dụng chung được xây dựng và thông qua bởi cơ quan” trong Sổ đăng ký Liên bang. FOIA cũng yêu cầu các cơ quan “cung cấp để công chúng kiểm tra ở định dạng điện tử… các tuyên bố chính sách và giải thích cụ thể đã được cơ quan thông qua và không được công bố trong Sổ đăng ký Liên bang,” cũng như “sổ tay và hướng dẫn dành cho nhân viên hành chính có ảnh hưởng đến thành viên công chúng.” Cuối cùng, Quốc hội đôi khi ban hành các yêu cầu cụ thể cho từng cơ quan về việc đăng tài liệu hướng dẫn trực tuyến. Ví dụ: Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm phải “duy trì điện tử và cập nhật và xuất bản định kỳ trong Sổ đăng ký Liên bang danh sách các tài liệu hướng dẫn” và đảm bảo rằng “tất cả các tài liệu đó được cung cấp cho công chúng.”
Hội nghị Hành chính đã khuyến nghị rằng các loại tài liệu hướng dẫn khác nhau nên được cung cấp trực tuyến. Khuyến nghị 2017-5, Hướng dẫn của Cơ quan Thông qua Tuyên bố Chính sách, quy định rằng “tất cả các tuyên bố chính sách bằng văn bản ảnh hưởng đến lợi ích của các bên được quản lý, người thụ hưởng quy định hoặc các bên quan tâm khác phải được cung cấp ngay lập tức bằng điện tử và lập chỉ mục, theo cách mà chúng có thể dễ dàng tìm thấy.” Khuyến nghị 2019-1 bao gồm ngôn ngữ giống hệt nhau chỉ đạo các cơ quan làm tương tự đối với các quy tắc giải thích. Tương tự, Khuyến nghị 2018-5, Tính khả dụng công khai của các quy tắc xét xử, kêu gọi các cơ quan “cung cấp quyền truy cập cập nhật trên trang web của họ vào tất cả các nguồn quy tắc thủ tục và các tài liệu hướng dẫn liên quan và tài liệu giải thích áp dụng cho các phán quyết của cơ quan.”
Mặc dù nhiều cơ quan đăng tài liệu hướng dẫn trực tuyến, nhưng trong những năm gần đây, những lo ngại đã nảy sinh về mức độ tổ chức, cập nhật và dễ dàng truy cập các tài liệu này đối với công chúng. Tại nhiều thời điểm, Văn phòng Quản lý và Ngân sách (OMB) đã hướng dẫn các cơ quan về việc quản lý tài liệu hướng dẫn của họ. Văn phòng Giải trình Trách nhiệm của Chính phủ Hoa Kỳ đã tiến hành một cuộc kiểm toán làm nổi bật những thách thức quản lý liên quan đến việc cơ quan phổ biến tài liệu hướng dẫn trực tuyến. Một số đề xuất lập pháp đã được đưa ra (nhưng chưa được ban hành) để tạo ra các tiêu chuẩn cho việc công khai tài liệu hướng dẫn.
Các cơ quan nên nhận thức rằng mục tiêu chính của việc xuất bản trực tuyến là tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập tài liệu hướng dẫn của các đối tượng được quản lý và công chúng. Khi quyết định cách quản lý tính khả dụng của tài liệu hướng dẫn, các cơ quan phải chú ý đến cách các thành viên của công chúng sẽ tìm thấy các tài liệu họ cần. Bốn nguyên tắc để các cơ quan xem xét khi phát triển và thực hiện các kế hoạch theo dõi và tiết lộ tài liệu hướng dẫn của họ cho công chúng bao gồm: (a) tính toàn diện (liệu tất cả các tài liệu hướng dẫn có liên quan có sẵn hay không), (b) tính thời sự (liệu tài liệu hướng dẫn có được cập nhật hay không), (c) khả năng truy cập (liệu tài liệu hướng dẫn có thể dễ dàng được người dùng trang web tìm thấy hay không) và (d) tính dễ hiểu (liệu người dùng trang web có thể hiểu thông tin họ đã tìm thấy hay không).
Với những nguyên tắc này, Khuyến nghị này kêu gọi các cơ quan xem xét các cơ hội để cải thiện tính khả dụng công khai của tài liệu hướng dẫn của họ. Mỗi cơ quan phải quyết định tài liệu hướng dẫn nào cần đăng trực tuyến và cách trình bày chúng theo cách đảm bảo tính khả dụng và hữu ích của chúng cho các bên được quản lý và công chúng. Khuyến nghị cung cấp các phương pháp hay nhất để hướng dẫn các cơ quan làm cho tài liệu hướng dẫn của họ công khai hơn. Các phương pháp hay nhất này nhằm mục đích có thể điều chỉnh để phù hợp với các hoàn cảnh cụ thể của cơ quan. Hội nghị Hành chính lưu ý rằng mỗi cơ quan là khác nhau và các phương pháp được nêu trong Khuyến nghị này có thể được sử dụng một cách linh hoạt khi cần thiết (có thể dựa trên các yếu tố như cấu trúc nội bộ của cơ quan, các nguồn lực có sẵn, các loại và số lượng tài liệu, các bên mà cơ quan quản lý và người dùng cuối của cơ quan) để tài liệu hướng dẫn được cung cấp cho công chúng một cách hợp lý và toàn diện phù hợp.
KHUYẾN NGHỊ
Quy trình Quản lý Tài liệu Hướng dẫn
-
Các cơ quan nên xây dựng các quy trình bằng văn bản liên quan đến việc quản lý nội bộ tài liệu hướng dẫn của họ.
a. Các quy trình nên bao gồm:
i. các ví dụ về các tài liệu cụ thể không tuân theo các quy trình, nếu thích hợp.
ii. mô tả các danh mục hoặc loại tài liệu hướng dẫn có liên quan tuân theo các quy trình; và
b. Các quy trình nên giải quyết các biện pháp cần thực hiện đối với:
i. xây dựng tài liệu hướng dẫn, bao gồm bất kỳ cơ hội nào để công chúng nhận xét;
ii. xuất bản và phổ biến các bản nháp hoặc tài liệu hướng dẫn cuối cùng; và
iii. xem xét định kỳ các tài liệu hướng dẫn hiện có.
c. Quy trình của cơ quan nên chỉ ra mức độ mà bất kỳ biện pháp nào được tạo ra hoặc xác định để đáp ứng Đoạn 1(b) nên khác nhau tùy thuộc vào loại tài liệu hướng dẫn hoặc danh mục của nó, theo quy định trong bất kỳ điều khoản nào trong quy trình của cơ quan đáp ứng Đoạn 1(a).
-
Tất cả nhân viên cơ quan có liên quan nên được đào tạo về quy trình quản lý tài liệu hướng dẫn của cơ quan.
-
Các cơ quan nên xây dựng và áp dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ phù hợp để đảm bảo tuân thủ quy trình quản lý tài liệu hướng dẫn.
-
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi nội bộ tài liệu hướng dẫn, cũng như giúp các thành viên của công chúng dễ dàng xác định tài liệu hướng dẫn có liên quan hơn, các cơ quan nên xem xét việc gán số nhận dạng duy nhất cho tài liệu hướng dẫn được bảo hành bởi quy trình hướng dẫn bằng văn bản của họ. Sau khi số nhận dạng hướng dẫn đã được gán cho tài liệu hướng dẫn, nó phải xuất hiện trên tài liệu đó và được sử dụng để tham khảo tài liệu bất cứ khi nào nó được liệt kê hoặc tham khảo trên trang web của cơ quan, trong các thông báo công khai hoặc trong Sổ đăng ký Liên bang hoặc Bộ luật Quy định Liên bang.
-
Sử dụng các số liệu thích hợp, các cơ quan nên xem xét định kỳ quy trình quản lý tài liệu hướng dẫn của họ và việc thực hiện chúng để đánh giá hiệu quả hoạt động của họ trong việc cung cấp tài liệu hướng dẫn, cũng như xác định các cơ hội để cải thiện.
-
Các cơ quan nên cung cấp cơ hội cho công chúng phản hồi về những nỗ lực của họ để thúc đẩy tính khả dụng công khai của tài liệu hướng dẫn của họ.
Tài liệu Hướng dẫn trên Trang web của Cơ quan
-
Các cơ quan nên duy trì một trang trên trang web của họ dành riêng để thông báo cho công chúng về tính khả dụng của tài liệu hướng dẫn và tạo điều kiện truy cập vào các tài liệu đó. Các trang web tài liệu hướng dẫn như vậy nên bao gồm:
a. Quy trình quản lý tài liệu hướng dẫn bằng văn bản của cơ quan theo Đoạn 1, nếu được phát triển;
b. Giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản (đôi khi được gọi là “người giải thích”) để xác định tài liệu hướng dẫn, giải thích các hiệu ứng pháp lý của chúng hoặc đưa ra các ví dụ về các loại tài liệu hướng dẫn khác nhau;
c. Một phương pháp để người dùng tìm tài liệu hướng dẫn có liên quan, có thể bao gồm:
i. Liệt kê và lập chỉ mục toàn diện tài liệu hướng dẫn của cơ quan;
ii. Hiển thị các liên kết đến các trang nơi tài liệu hướng dẫn được đặt, có thể được sắp xếp theo chủ đề, loại tài liệu hướng dẫn, bộ phận phụ của cơ quan hoặc một số chuyên mục khác; hoặc
iii. Một công cụ tìm kiếm chuyên dụng; và
d. Thông tin liên hệ hoặc biểu mẫu nhận xét để tạo điều kiện cho phản hồi công khai liên quan đến các liên kết có khả năng bị hỏng, tài liệu bị thiếu hoặc các lỗi hoặc vấn đề khác liên quan đến quy trình của cơ quan để phát triển, xuất bản hoặc tiết lộ tài liệu hướng dẫn của cơ quan.
-
Các cơ quan nên cung cấp cho công chúng quyền truy cập vào một bộ tài liệu hướng dẫn toàn diện của mình—trên trang web tài liệu hướng dẫn chuyên dụng hoặc các trang web khác—phù hợp với quy trình bằng văn bản của mình.
a. Trang web của cơ quan nên bao gồm, tối thiểu, (1) tất cả các tài liệu hướng dẫn theo yêu cầu của pháp luật phải được công bố trong Sổ đăng ký Liên bang và (2) tất cả các tài liệu hướng dẫn khác theo yêu cầu của pháp luật phải được cung cấp công khai.
b. Tài liệu hướng dẫn thường phải được cung cấp ở dạng có thể tải xuống.
c. Các liên kết đến các bản sao có thể tải xuống của Hướng dẫn Tuân thủ Thực thể Nhỏ của cơ quan—được ban hành theo Đạo luật Công bằng về Thực thi Quy định Doanh nghiệp Nhỏ—phải được cung cấp.
d. Trang web của cơ quan nên bao gồm thông tin liên quan cho mỗi tài liệu hướng dẫn, chẳng hạn như tiêu đề, bất kỳ quy định hoặc điều khoản pháp lý tương ứng nào mà tài liệu hướng dẫn liên quan hoặc giải thích (nếu có), ngày phát hành và bất kỳ số nhận dạng được gán nào.
e. Các cơ quan nên giữ cho tài liệu hướng dẫn trên trang web của họ được cập nhật. Trong phạm vi một trang web chứa tài liệu hướng dẫn lỗi thời hoặc sửa đổi, nó phải bao gồm các ký hiệu chỉ ra rằng các tài liệu hướng dẫn đó đã được sửa đổi hoặc rút lại. Trong phạm vi có thể, mỗi tài liệu hướng dẫn phải được đánh dấu rõ ràng trong tài liệu để hiển thị xem nó có hiện tại hay không và xác định ngày có hiệu lực của nó, và, nếu thích hợp, ngày thu hồi của nó. Nếu tài liệu hướng dẫn đã bị thu hồi, các cơ quan nên cung cấp một liên kết đến bất kỳ tài liệu hướng dẫn kế thừa nào.
-
Mặc dù không phải trang web của cơ quan nào cũng có cùng một lượng người dùng, nhưng trang web của cơ quan nên được thiết kế để đảm bảo rằng chúng hữu ích nhất có thể cho người dùng cuối. Đặc biệt, các cơ quan nên đảm bảo:
a. Các từ đơn giản, chẳng hạn như “hướng dẫn,” được sử dụng để mô tả các trang web thảo luận hoặc liệt kê tài liệu hướng dẫn;
b. Trang web tài liệu hướng dẫn của cơ quan dễ tìm thấy từ trang chủ của trang web của họ, thông qua các kỹ thuật như tab được liên kết hoặc mục nhập trong menu kéo xuống;
c. Công cụ tìm kiếm trên trang web của cơ quan hoạt động hiệu quả để tìm thông tin hướng dẫn có liên quan;
d. Tài liệu hướng dẫn, khi được liệt kê trên trang web, được hiển thị theo cách giúp công chúng tìm thấy một tài liệu cụ thể, bằng cách sử dụng các kỹ thuật như lập chỉ mục, gắn thẻ hoặc bảng có thể sắp xếp; và
e. Trang web hiển thị tài liệu hướng dẫn được cập nhật, với bất kỳ liên kết bị hỏng nào được sửa và bất kỳ tài liệu nào được sửa đổi hoặc rút lại được dán nhãn rõ ràng như vậy.
-
Để làm cho tài liệu hướng dẫn có thể truy cập được đối với người dùng đang tìm kiếm thông tin ở nơi khác trên trang web của cơ quan, các cơ quan nên cố gắng đảm bảo rằng các liên kết được gắn nhãn rõ ràng đến tất cả các tài liệu hướng dẫn liên quan đến các quy tắc, vấn đề hoặc chương trình cụ thể có thể dễ dàng tìm thấy trong phần tương ứng của trang web nơi người dùng có khả năng tìm thấy thông tin đó đặc biệt hữu ích.
Thông báo Công khai về Tài liệu Hướng dẫn
-
Các cơ quan nên thực hiện các biện pháp khẳng định để cảnh báo các thành viên quan tâm của công chúng về tài liệu hướng dẫn mới và đã sửa đổi. Các biện pháp như vậy có thể bao gồm, trong số những thứ khác, thiết lập danh sách phân phối email công khai để phổ biến cảnh báo về tài liệu hướng dẫn mới hoặc đã sửa đổi, sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để phổ biến tài liệu hướng dẫn và thông tin liên quan, yêu cầu nhân viên cơ quan nói về tài liệu hướng dẫn tại các hội nghị hoặc cuộc họp có liên quan hoặc chuẩn bị tờ rơi in hoặc các tài liệu bản cứng khác. Ngay cả khi luật pháp không yêu cầu, các cơ quan nên xem xét việc công bố thông tin về tài liệu hướng dẫn mới hoặc đã sửa đổi trong Sổ đăng ký Liên bang.
-
Các cơ quan nên xem xét việc cung cấp các tài liệu tham khảo mô tả (chẳng hạn như liên kết, nếu có thể) đến tài liệu hướng dẫn có liên quan trong các phần thích hợp của Bộ luật Quy định Liên bang, nêu rõ nơi công chúng có thể truy cập tài liệu.
