Một buổi trưa gặp gỡ nhà tài trợ tiềm năng có thể là cơ hội vàng để xây dựng mối quan hệ và kêu gọi tài trợ. Tuy nhiên, để biến nó thành một thành công thực sự, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một chiến lược rõ ràng.
NHỮNG YẾU TỐ CƠ BẢN
-
Nghiên cứu kỹ lưỡng: Tìm hiểu mọi thông tin có thể về nhà tài trợ tiềm năng. Sở thích cá nhân, lĩnh vực quan tâm, mối quan hệ với tổ chức, lịch sử đóng góp từ thiện,… càng nhiều thông tin càng tốt. Điều này giúp bạn cá nhân hóa cuộc trò chuyện và tạo sự kết nối sâu sắc hơn.
-
Không đưa ra giả định: Tránh những suy đoán về khả năng tài chính hoặc sở thích từ thiện của họ. Mỗi người có một lý do riêng để ủng hộ một tổ chức nào đó. Thay vì áp đặt, hãy lắng nghe và tìm hiểu động cơ của họ.
-
Lập kế hoạch và diễn tập: Xác định rõ mục tiêu của buổi gặp gỡ, ai sẽ tham gia, ai sẽ đặt câu hỏi và kêu gọi tài trợ. Diễn tập trước giúp bạn tự tin và truyền đạt thông điệp một cách mạch lạc, chuyên nghiệp.
-
Chọn địa điểm phù hợp: Một nhà hàng yên tĩnh, sang trọng với không gian riêng tư là lựa chọn lý tưởng. Tìm hiểu trước thực đơn và chọn món để tránh lúng túng và tiết kiệm thời gian trong buổi gặp gỡ.
THỰC ĐƠN CHO BUỔI KÊU GỌI TÀI TRỢ
-
Khai vị: Bắt đầu bằng những câu chuyện nhẹ nhàng về thời tiết, giao thông hoặc nhà hàng. Một vài câu chuyện hài hước có thể giúp tạo không khí thoải mái và thân thiện.
-
Đồ uống: Một ly rượu vang có thể giúp mọi người thư giãn và cởi mở hơn. Tuy nhiên, hãy quan sát và điều chỉnh theo sở thích của khách. Quan trọng nhất là tạo sự thoải mái cho nhà tài trợ tiềm năng.
-
Món chính: Tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ. Chia sẻ về đam mê của bạn với tổ chức và những tác động tích cực mà tổ chức mang lại cho cộng đồng. Lắng nghe những chia sẻ của nhà tài trợ tiềm năng và tìm kiếm điểm chung.
-
Lời kêu gọi tài trợ: Khi nhân viên phục vụ dọn dẹp bàn ăn, hãy chuyển sang chủ đề tài chính. Trình bày rõ ràng nhu cầu tài chính của tổ chức và những dự án cụ thể cần tài trợ. Đưa ra các mức tài trợ khác nhau để nhà tài trợ tiềm năng có thể lựa chọn.
Đặt câu hỏi trực tiếp và tự tin: “Với những gì chúng ta đã trao đổi, bạn có sẵn lòng tham gia vào gia đình nhà tài trợ lớn của chúng tôi với mức đóng góp [số tiền] không?”. Sau đó, im lặng và chờ đợi câu trả lời.
Dù câu trả lời là gì, điều đầu tiên bạn cần nói là: “Cảm ơn!”. “Cảm ơn, bữa trưa rất tuyệt vời!” cho sự quan tâm, sự cân nhắc và sự chân thành của họ. Nếu họ cần thêm thời gian suy nghĩ, hãy chủ động đề nghị một cuộc hẹn tiếp theo.
- Ai là người thanh toán? Hãy để nhà tài trợ tiềm năng thanh toán hóa đơn. Nếu họ từ chối, bạn có thể lịch sự đề nghị thanh toán, nhưng hãy nhường lại nếu họ vẫn kiên quyết.
SAU BỮA TRƯA
-
Ghi chú nhanh: Ngay sau khi kết thúc buổi gặp gỡ, hãy ghi lại những thông tin quan trọng về nhà tài trợ tiềm năng: sở thích cá nhân, các tổ chức từ thiện khác mà họ ủng hộ, mức tài trợ tiềm năng, kế hoạch theo dõi,…
-
Gửi thư cảm ơn: Một lá thư viết tay chân thành thể hiện sự trân trọng của bạn đối với thời gian và sự quan tâm của nhà tài trợ tiềm năng. Gửi thư ngay trong ngày để thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo.
Lời kêu gọi tài trợ thành công không chỉ là về việc nhận được tiền. Đó là về việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với những người có chung đam mê và tầm nhìn với tổ chức của bạn. Dù kết quả ra sao, hãy luôn nhớ thể hiện sự biết ơn và trân trọng.