Trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động, các tổ chức liên tục phải đối mặt với những thay đổi bất ngờ từ môi trường bên ngoài. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần hiểu rõ và thích ứng với những biến động này. Vậy, Sự Phá Vỡ Cân Bằng Cũ để Chuyển Sang Một Cân Bằng Mới Do Các Yếu Tố Bên Ngoài Tác động được Gọi Là gì? Đó chính là một phần cốt lõi của quản trị sự thay đổi (Change Management).
Quản trị sự thay đổi không chỉ là phản ứng bị động, mà là một quá trình chủ động, có cấu trúc, nhằm đảm bảo các thay đổi được triển khai hiệu quả, an toàn và đủ mạnh để đạt được mục tiêu của tổ chức. Nó bao gồm việc chuẩn bị, lên kế hoạch, thực hiện, giám sát và đánh giá các thay đổi, giúp mọi người chấp nhận và thích ứng với trạng thái mới.
Nguồn gốc của quản trị sự thay đổi có thể truy ngược về mô hình 3 bước của Kurt Lewin từ những năm 1940:
- Giai đoạn “Tan băng” (Unfreezing): Phá vỡ trạng thái cân bằng hiện tại, tạo động lực cho sự thay đổi. Đây chính là giai đoạn mà các yếu tố bên ngoài tác động, khiến doanh nghiệp nhận ra sự cần thiết phải thay đổi.
- Giai đoạn “Thay đổi” (Moving): Chuyển đổi sang trạng thái mới. Doanh nghiệp thực hiện các điều chỉnh về chiến lược, quy trình, công nghệ… để thích ứng với môi trường mới.
- Giai đoạn “Đóng băng” (Refreezing): Củng cố trạng thái mới, đảm bảo sự thay đổi được duy trì và không quay trở lại trạng thái cũ.
Quản trị sự thay đổi có thể được phân loại thành ba dạng chính:
- Thay đổi thích ứng: Các thay đổi nhỏ, dần dần, mang tính lặp lại.
- Thay đổi chuyển tiếp: Các thay đổi lớn hơn, mang tính chiến lược, giúp tổ chức chuyển đổi sang trạng thái mới.
- Thay đổi chuyển đổi: Thay đổi mang tính đột phá, có tác động sâu sắc đến tổ chức, thay đổi cách thức hoạt động và vận hành.
Vai trò của quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp:
- Thay đổi ở từng cá nhân: Sự thay đổi của tổ chức bắt đầu từ sự thay đổi của mỗi cá nhân.
- Tối ưu hóa chi phí: Quản trị sự thay đổi hiệu quả giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh do sự kháng cự và thiếu thích ứng.
- Thích nghi với sự thay đổi của môi trường kinh doanh: Giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với các biến động từ bên ngoài, duy trì lợi thế cạnh tranh.
- Tăng cơ hội thành công: Nghiên cứu cho thấy, doanh nghiệp áp dụng quản trị sự thay đổi hiệu quả có cơ hội thành công cao hơn gấp 6 lần.
Các cấp độ trong quản trị sự thay đổi:
- Cấp độ cá nhân: Tập trung vào việc tạo động lực, đào tạo và hỗ trợ cá nhân.
- Cấp độ tổ chức: Xây dựng sự đồng thuận, tạo môi trường hỗ trợ, khuyến khích hợp tác.
- Cấp độ doanh nghiệp: Thích nghi với những thay đổi trong môi trường kinh doanh, thay đổi chiến lược, mô hình kinh doanh.
Nguyên tắc cốt lõi của quản trị thay đổi:
- Thấu hiểu sự thay đổi.
- Đảm bảo sự phù hợp của kế hoạch thay đổi.
- Thực hiện đúng theo kế hoạch.
- Giao tiếp thường xuyên.
Doanh nghiệp cần quản trị sự thay đổi khi nào?
- Thay đổi chiến lược kinh doanh.
- Cải tiến hoạt động.
- Sáp nhập và mua lại.
- Thay đổi quy trình làm việc hoặc chuyển đổi sang công nghệ mới.
7 Bước trong quy trình quản lý sự thay đổi:
- Đánh giá và phân tích.
- Lên kế hoạch.
- Truyền thông và đào tạo, phát triển nhân sự.
- Triển khai thay đổi.
- Theo dõi và đánh giá.
- Duy trì sự hỗ trợ.
- Cải tiến liên tục.
Các mô hình quản trị sự thay đổi phổ biến:
- Mô hình Kurt Lewin.
- Mô hình ADKAR của Prosci.
- Mô hình Bridges Transition.
- Mô hình McKinsey 7S của McKinsey & Company.
Thách thức trong quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp:
- Giao tiếp kém.
- Thiếu đo lường.
- Không tập trung vào con người.
- Sợ hãi và xung đột.
- Đào tạo và hội nhập không đầy đủ.
- Thiếu động lực.
Phương pháp quản trị sự thay đổi hiệu quả:
- Xác định mục tiêu rõ ràng.
- Bắt đầu từ cấp lãnh đạo.
- Khuyến khích trò chuyện và giao tiếp thường xuyên.
- Trao quyền cho nhân viên.
- Khuyến khích chia sẻ kiến thức.
- Tập trung vào con người.
- Xây dựng văn hóa minh bạch.
- Ứng dụng công nghệ vào quản trị sự thay đổi.
Tóm lại, sự phá vỡ cân bằng cũ để chuyển sang một cân bằng mới do các yếu tố bên ngoài tác động đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động áp dụng quản trị sự thay đổi. Bằng cách hiểu rõ các nguyên tắc, quy trình và mô hình quản trị sự thay đổi, doanh nghiệp có thể vượt qua thách thức, thích ứng với môi trường kinh doanh đầy biến động và đạt được thành công bền vững.
