Việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là việc quản lý vé, luôn đặt ra những thách thức về tính công bằng và khả năng tiếp cận, đồng thời đảm bảo nguồn thu. Giải pháp đơn giản và hiệu quả là trao quyền lựa chọn cho người tham gia và tin tưởng vào quyết định của họ. Hãy cùng tìm hiểu cách tiếp cận vé “Someone The Tickets Are Free” một cách dễ dàng và hiệu quả.
Sau nhiều năm tổ chức các hội nghị trực tuyến, tôi nhận thấy rằng việc yêu cầu mọi người điền đơn xin vé miễn phí là không cần thiết. Thay vào đó, hãy cho phép họ tự chọn vé miễn phí nếu họ cần.
Từ khi bắt đầu SRCCON, chúng tôi luôn cung cấp học bổng cho chi phí đi lại và vé. Sau đó, chúng tôi nhận ra rằng một số người chỉ cần vé miễn phí chứ không cần hỗ trợ đi lại. Đến khi đại dịch chuyển mọi thứ lên trực tuyến, chúng tôi mới nhận ra: “Chúng ta có thể cho phép mọi người đăng ký vé miễn phí trực tiếp mà không cần đơn xin.”
Chúng tôi đã thử nghiệm phương pháp này. Chúng tôi vẫn có một đơn đăng ký ngắn gọn cho những người có thời gian tham gia sự kiện không được trả lương, chẳng hạn như nhà báo thất nghiệp và người làm tự do. Nhưng đối với vé, khi người tham gia tiềm năng nhận được liên kết đăng ký, chúng tôi cung cấp một tùy chọn miễn phí ngay bên cạnh các mức giá vé khác nhau. Trên trang đăng ký và trong email về sự kiện, chúng tôi khuyến khích người tham gia chọn tùy chọn vé cho phép họ tham dự, với lưu ý rằng có một số lượng vé miễn phí có hạn dành cho những người cần. (Chúng tôi đặc biệt nói “số lượng vé miễn phí có hạn” để mọi người đều biết rằng chúng tồn tại, nhưng cũng để nhắc nhở rằng đừng lấy nếu bạn không cần).
Và… nó hoạt động rất tốt! Chúng tôi đã “bán” gần như chính xác số lượng vé miễn phí mà tôi đã dự trù. Những lo ngại của tôi đã không xảy ra:
- Vé miễn phí không bán hết ngay lập tức. Chúng vẫn có sẵn trong suốt thời gian bán vé, điều này rất tốt vì nó có nghĩa là những người biết đến sự kiện sau này vẫn có nhiều lựa chọn.
- Việc cung cấp vé miễn phí không làm giảm doanh số bán vé. Điều này hơi khó chứng minh, nhưng tỷ lệ bán các loại vé của chúng tôi vẫn rất giống với những năm chúng tôi có quy trình đăng ký học bổng vé.
- Chúng tôi không phải điều chỉnh số lượng tổng thể của mình. Thay đổi số lượng người tham gia trực tuyến là một vấn đề không đáng kể so với khi có địa điểm và dịch vụ ăn uống liên quan, nhưng vì số lượng vé của chúng tôi vẫn nằm trong phạm vi chúng tôi mong đợi, chúng tôi không phải tăng quy mô sự kiện để đáp ứng một lượng lớn vé miễn phí.
Đối với các sự kiện của chúng tôi, chúng tôi lên kế hoạch cho một số lượng học bổng vé lớn (chúng tôi sai lầm về rất nhiều, không chỉ một vài). Số lượng chính xác phụ thuộc vào sự kiện và hoàn cảnh của người tham gia—với cấu trúc bán vé linh hoạt của chúng tôi, chúng tôi có thể thích ứng với nhu cầu của cộng đồng. Một điểm dữ liệu khác: Bên cạnh việc bán số lượng vé miễn phí đã dự trù, chúng tôi đã bán số lượng vé cao nhất gấp 2-3 lần so với dự kiến. Tin tưởng mọi người có tác dụng mạnh mẽ theo cả hai hướng. Những người cần vé miễn phí sẽ nhận vé miễn phí và có thể tham dự, và những người có khả năng trả giá cao nhất vẫn làm như vậy.
Alt: So sánh doanh số vé miễn phí và vé trả phí, thể hiện sự cân bằng và hiệu quả của việc cung cấp vé miễn phí.
Triển khai tùy chọn vé miễn phí
Sau khi thấy rằng những lo ngại của mình là vô căn cứ, tôi nhận ra có rất nhiều lợi ích cho người tham gia và nhà tổ chức đối với phương pháp này:
- Nó phản ánh sự tin tưởng và tôn trọng đối với người tham gia của bạn. Hay nói cách khác, đó là điều đúng đắn nên làm. Nếu những nhược điểm có thể kiểm soát được, tại sao không bắt đầu tương tác đầu tiên của bạn từ một vị trí tin tưởng rằng mọi người biết họ cần gì thay vì xuất phát từ một vị trí hoài nghi, nghi ngờ và thực sự là phân biệt đối xử?
- Nó. chỉ. là. dễ dàng. (cho tất cả mọi người). Các nền tảng bán vé giúp bạn cực kỳ dễ dàng thiết lập vé miễn phí, đặt số lượng, điều chỉnh số lượng nếu bạn cần và quản lý toàn bộ trải nghiệm khi mọi thứ diễn ra. So sánh điều đó với một ứng dụng. Ngay cả một ứng dụng rất đơn giản cũng có nghĩa là sử dụng một hệ thống khác và tạo một quy trình khác để ai đó xem xét, quản lý, gửi và trả lời email về. Để họ chọn sẽ tốn ít thời gian và công sức hơn (về mặt cảm xúc và những mặt khác) từ người tham gia.
- Nó có rất nhiều lợi ích phụ đơn giản khác. Nếu sự kiện của bạn giống như sự kiện của chúng tôi, có lẽ có rất nhiều trường hợp bạn muốn tặng vé miễn phí cho mọi người hoặc những người mà bạn không chắc liệu họ có nên được tặng miễn phí hay họ có thể trả tiền hay không. Cho phép tôi giới thiệu với bạn: một liên kết liệt kê vé miễn phí và vé trả tiền, và người nhận vé đưa ra quyết định đó thay vì bạn! Thật là một sự nhẹ nhõm! Không còn phải đoán nữa!
Chúng tôi đã làm điều này trong hai năm và chúng tôi vẫn đang điều chỉnh cách chúng tôi chia sẻ với những người tham gia rằng họ có thể thực sự chọn một vé miễn phí nếu họ cần. Gần đây, chúng tôi đã làm việc với một sự kiện khác đã thử phương pháp này, Hội nghị thượng đỉnh Liên minh Sản phẩm Tin tức, và đã nghe từ một số người cảm thấy bối rối vì họ không thể tìm thấy đơn đăng ký học bổng… vì không có! Hy vọng của chúng tôi là khi chúng tôi có thêm kinh nghiệm giải thích quy trình của mình, nó sẽ trở nên rõ ràng hơn đối với những người tham gia. Và khi nó hy vọng trở nên phổ biến hơn vì các nhà tổ chức như bạn thực hiện nó, nó sẽ còn dễ dàng hơn cho những người tham gia.
Alt: Trang đăng ký sự kiện hiển thị rõ tùy chọn “vé miễn phí”, tạo sự minh bạch và khuyến khích sự tham gia.
Tìm ra cách đưa khả năng tiếp cận vào hành động là một quá trình lặp đi lặp lại. Một thành viên cộng đồng đã truyền cảm hứng cho chúng tôi thử cung cấp giá vé theo tầng (mà tôi đã viết về—tôi luôn vui vẻ trò chuyện về những điều này!). Sự không chắc chắn của đại dịch đã khiến chúng tôi tìm kiếm nhiều cách hơn để làm cho các sự kiện của chúng tôi dễ tiếp cận hơn, và bây giờ tôi chỉ muốn nói với mọi người mọi lúc: Bạn có thể làm cho vé miễn phí dễ dàng hơn cho mọi người. Cứ làm đi! Xin vui lòng, hãy ngừng bắt mọi người cầu xin sự giúp đỡ, và chỉ cần giúp họ dễ dàng xuất hiện theo những cách mà họ có thể.
