Microsoft Office sử dụng các định dạng tệp dựa trên XML, chẳng hạn như .docx, .xlsx và .pptx. Các định dạng và phần mở rộng tên tệp này áp dụng cho Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft PowerPoint. Bài viết này tập trung vào các phần mở rộng của PowerPoint, đồng thời thảo luận về các lợi ích chính của định dạng này và cách bạn có thể chia sẻ các tệp Office với những người đang dùng phiên bản Office cũ hơn.
Các Lợi Ích Của Định Dạng Open XML Là Gì?
Định dạng Open XML mang lại nhiều lợi ích cho cả người dùng cá nhân và tổ chức:
- Các tệp nhỏ gọn: Các tệp được tự động nén, giảm dung lượng đĩa cần thiết để lưu trữ và giảm băng thông cần thiết để gửi tệp qua email hoặc mạng. Trong một số trường hợp, kích thước tệp có thể giảm tới 75%.
- Cải thiện khả năng phục hồi tệp bị hỏng: Cấu trúc mô-đun của các tệp giúp tách biệt các thành phần dữ liệu khác nhau. Điều này cho phép mở tệp ngay cả khi một thành phần (ví dụ: biểu đồ hoặc bảng) bị hỏng.
- Hỗ trợ các tính năng nâng cao: Nhiều tính năng nâng cao của Microsoft 365, chẳng hạn như Lưu Tự động và Bộ kiểm tra Trợ năng, yêu cầu lưu trữ tài liệu ở định dạng Open XML.
- Quyền riêng tư tốt hơn và điều khiển cao hơn đối với thông tin cá nhân: Thông tin cá nhân và thông tin nhạy cảm trong kinh doanh có thể được xác định và loại bỏ dễ dàng bằng Trình kiểm tra Tài liệu.
- Tích hợp và tương kết dữ liệu kinh doanh tốt hơn: Định dạng Open XML cho phép tài liệu, trang tính, bản trình bày và biểu mẫu được lưu ở định dạng tệp XML sẵn có cho mọi người sử dụng và cấp phép miễn phí bản quyền.
Alt: Lựa chọn định dạng lưu file trong PowerPoint, minh họa các tùy chọn đuôi file khác nhau.
- Dễ dàng phát hiện các tài liệu chứa macro hơn: Các tệp có phần mở rộng mặc định “x” (ví dụ: .pptx) không thể chứa macro Visual Basic for Applications (VBA) và macro XLM. Chỉ các tệp có phần mở rộng tên tệp kết thúc bằng “m” (như .pptm) mới có thể chứa macro. Điều này giúp tăng cường an ninh và giảm nguy cơ lây nhiễm virus.
Phần Mở Rộng Tên Tệp XML Là Gì?
Theo mặc định, các bản trình bày bạn tạo trong PowerPoint được lưu ở định dạng XML với phần mở rộng tên tệp thêm “x” hoặc “m”. Chữ “x” biểu thị tệp XML không có macro và chữ “m” biểu thị tệp XML có macro. Ví dụ: khi bạn lưu một bản trình bày trong PowerPoint, tệp sẽ sử dụng phần mở rộng tên tệp .pptx theo mặc định, thay vì phần mở rộng tên tệp .ppt (định dạng cũ hơn).
Alt: Cửa sổ “Lưu Như” trong PowerPoint, hiển thị định dạng .pptx được chọn mặc định để lưu bản trình bày, tối ưu cho SEO PowerPoint.
Khi bạn lưu tệp thành mẫu, bạn sẽ thấy cùng một loại thay đổi. Phần mở rộng mẫu trong các phiên bản cũ hơn được sử dụng, nhưng bây giờ đã có chữ “x” hoặc “m” ở cuối. Nếu tệp chứa mã hoặc macro, bạn phải lưu tệp bằng cách dùng định dạng tệp XML cho phép macro mới có thêm “m” là viết tắt của macro vào phần mở rộng tệp.
Bảng sau liệt kê tất cả các phần mở rộng tên tệp mặc định cho PowerPoint:
PowerPoint
| Kiểu tệp XML | Phần mở rộng |
|---|---|
| Bản trình bày | .pptx |
| Bản trình bày cho phép macro | .pptm |
| Mẫu | .potx |
| Mẫu cho phép macro | .potm |
| Bổ trợ cho phép macro | .ppam |
| Trình chiếu | .ppsx |
| Trình chiếu cho phép macro | .ppsm |
| Bản chiếu | .sldx |
| Bản chiếu cho phép macro | .sldm |
| Chủ đề Office | .thmx |
Các Phiên Bản Office Khác Nhau Có Thể Chia Sẻ Cùng Các Tệp Không?
Office cho phép bạn lưu các tệp ở Định dạng Open XML và định dạng tệp nhị phân của các phiên bản Office cũ hơn và bao gồm bộ kiểm tra tương thích và bộ chuyển đổi tệp để cho phép chia sẻ tệp giữa các phiên bản Office khác nhau. Nhờ vậy, bạn có thể cộng tác với người dùng đang sử dụng các phiên bản PowerPoint khác nhau một cách dễ dàng.
Mở tệp hiện có trong Office Bạn có thể mở và làm việc trên tệp đã được tạo trong phiên bản Office cũ hơn rồi sau đó lưu tệp này ở định dạng hiện có. Office sử dụng bộ kiểm tra tương thích để xác nhận rằng bạn chưa đưa vào tính năng mà phiên bản Office cũ hơn không hỗ trợ. Khi bạn lưu tệp, bộ kiểm tra tương thích báo cáo các tính năng này cho bạn rồi sau đó cho phép bạn loại bỏ chúng trước khi tiếp tục lưu.
