Excel cung cấp nhiều cách để hiển thị ngày và giờ, cho phép bạn tùy chỉnh cách dữ liệu này xuất hiện trong bảng tính của mình. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu rằng định dạng chỉ ảnh hưởng đến cách dữ liệu được hiển thị, chứ không phải loại dữ liệu đó.
Excel lưu trữ ngày và giờ dưới dạng số, cụ thể là số ngày kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1900. Phần nguyên của số đại diện cho ngày, còn phần thập phân đại diện cho thời gian. Ví dụ: ngày 1 tháng 1 năm 2023 được lưu trữ dưới dạng số 44927.
Các định dạng ngày và giờ được xác định trước trong Excel bao gồm:
-
Ngày kiểu Chung: Hiển thị ngày tháng và thời gian nếu có, sử dụng định dạng mặc định của hệ thống.
-
Ngày dạng Dài: Hiển thị ngày đầy đủ, bao gồm cả thứ, ngày, tháng và năm (ví dụ: Thứ Bảy, 03/04/2007).
-
Ngày dạng Trung bình: Hiển thị ngày dưới dạng dd-mmm-yyyy (ví dụ: 03-Thg4-2007).
-
Ngày dạng Ngắn: Hiển thị ngày dưới dạng dd/mm/yy (ví dụ: 03/04/07).
Lưu ý quan trọng: Excel có thể hiểu sai các năm trong khoảng 00-29 là các năm 2000-2029, và các năm 30-99 là 1930-1999 khi sử dụng định dạng “Ngày dạng Ngắn”.
-
Thời gian dạng Dài: Hiển thị thời gian đầy đủ, bao gồm giờ, phút và giây (ví dụ: 5:34:23 CH).
-
Thời gian dạng Trung bình: Hiển thị giờ và phút, kèm theo chỉ báo SA/CH (ví dụ: 5:34 CH).
-
Thời gian dạng Ngắn: Hiển thị giờ và phút theo định dạng 24 giờ (ví dụ: 17:34).
Định dạng tùy chỉnh:
Ngoài các định dạng được xác định trước, bạn có thể tạo định dạng tùy chỉnh bằng cách sử dụng các ký hiệu sau:
d: Ngày trong tháng (1-31)dd: Ngày trong tháng (01-31)ddd: Ba chữ cái đầu của ngày trong tuần (CN-T7)dddd: Tên đầy đủ của ngày trong tuần (Chủ Nhật – Thứ Bảy)m: Tháng trong năm (1-12)mm: Tháng trong năm (01-12)mmm: Ba chữ cái đầu của tháng (Thg1-Thg12)mmmm: Tên đầy đủ của tháng (Tháng Một – Tháng Mười Hai)yy: Hai chữ số cuối của năm (00-99)yyyy: Bốn chữ số của năm (0001-9999)h: Giờ (0-23)hh: Giờ (00-23)n: Phút (0-59)nn: Phút (00-59)s: Giây (0-59)ss: Giây (00-59)SA/CH: Chỉ báo sáng/chiều (AM/PM)
Vậy, điều gì không phải là một kiểu dữ liệu trong Excel liên quan đến ngày và giờ?
Câu trả lời là định dạng. Định dạng chỉ là cách trình bày dữ liệu, chứ không phải bản chất của dữ liệu đó. Excel vẫn lưu trữ ngày và giờ dưới dạng số, bất kể bạn chọn định dạng nào. Việc thay đổi định dạng không thay đổi giá trị thực tế của ô, chỉ thay đổi cách nó được hiển thị.
Ví dụ, nếu bạn nhập 01/01/2023 vào một ô và Excel nhận dạng nó là ngày, thì nó sẽ được lưu trữ dưới dạng số 44927. Bạn có thể thay đổi định dạng của ô này thành Ngày dạng Dài để hiển thị là Chủ Nhật, 1 tháng 1, 2023, nhưng giá trị cơ bản vẫn là 44927.
Tại sao điều này quan trọng?
Hiểu được sự khác biệt giữa giá trị và định dạng là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến cách bạn thực hiện các phép tính và so sánh trên dữ liệu ngày và giờ. Ví dụ, bạn có thể thực hiện các phép toán như cộng hoặc trừ ngày để tính khoảng thời gian, hoặc so sánh các ngày để xác định ngày nào sớm hơn ngày nào. Những phép tính này hoạt động dựa trên giá trị số thực tế, chứ không phải định dạng hiển thị.
Tóm lại, trong Excel, định dạng không phải là một kiểu dữ liệu. Nó chỉ là một lớp “mặt nạ” hiển thị, cho phép bạn tùy chỉnh cách dữ liệu ngày và giờ được trình bày mà không thay đổi giá trị cơ bản của chúng. Hiểu rõ điều này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với dữ liệu ngày và giờ trong Excel.
