1. Sếp Tổ Chức Những Buổi Họp Nhân Viên Tệ Nhất
Hàng tháng, sếp của tôi tổ chức một cuộc họp toàn thể nhân viên, và nó thật kinh khủng. Bình thường anh ấy là một người sếp khá tốt, và tôi thích làm việc với anh ấy. Nhưng cuộc họp này thường kéo dài 1,5-2 giờ và phần lớn không liên quan đến một nửa số nhân viên vì nó chủ yếu hướng đến một nhóm (trong số 4 nhóm). Sếp của tôi cũng cố gắng làm cho những cuộc họp này trở nên “vui vẻ” bằng cách yêu cầu mọi người chia sẻ ảnh cá nhân – trong một cuộc họp, anh ấy đã chiếu ảnh trong 45 phút trước khi đi vào phần công việc/thông tin, ngay trong thời điểm bận rộn nhất của chúng tôi. Tôi quản lý một nhóm 10 người và thường xuyên nhận được phản hồi từ họ rằng họ thấy những cuộc họp này tẻ nhạt và không cung cấp thông tin, và sếp của tôi chỉ khen ngợi một nhóm (không phải nhóm của tôi).
Tôi đã cố gắng nói chuyện với anh ấy về điều này, chủ yếu liên quan đến phần ảnh cá nhân, mà tôi cảm thấy có thể đi chệch hướng trở nên không phù hợp. Điều đó chẳng đi đến đâu nên tôi đã bỏ qua vì tôi hiểu rằng không thể làm cho một cuộc họp trở nên phù hợp với mọi nhân viên.
Nhưng gần đây, các quản lý khác đã đến gặp tôi với những vấn đề tương tự, và chúng tôi quyết định cùng nhau phản đối. Một quản lý khác và tôi đã yêu cầu anh ấy một cuộc họp và trình bày một số phản hồi mà chúng tôi nhận được từ các nhóm của chúng tôi. Chúng tôi yêu cầu anh ấy giữ cuộc họp trong một giờ, trình bày thông tin quan trọng trước, chia đều lời khen ngợi giữa các nhóm và cho phép nhân viên không tham gia vào các phần “vui vẻ” bằng cách chia sẻ ảnh/câu chuyện vào cuối buổi. Những thay đổi này sẽ tạo ra một sự khác biệt lớn cho hầu hết nhân viên.
Thật không may, phản hồi này không được đón nhận, và hậu quả thật khó khăn. Sếp của tôi nói với tôi rằng anh ấy đã nói chuyện với các nhân viên khác và họ “yêu thích” các cuộc họp và nhận được rất nhiều từ chúng (tôi cho rằng điều này là từ nhóm thường xuyên nhận được lời khen ngợi). Anh ấy cũng nói rằng anh ấy muốn các cuộc họp nói về “văn hóa” chứ không phải thông tin vì chúng tôi làm việc hoàn toàn từ xa và không gặp nhau thường xuyên. Về cơ bản, anh ấy đổ lỗi cho tôi và nhóm của tôi vì không thấy các cuộc họp liên quan. Anh ấy gợi ý rằng tôi nên đào tạo họ chia sẻ nhiều hơn trong các cuộc họp. Tôi nói với anh ấy rằng tôi không sẵn sàng ép mọi người chia sẻ ảnh/câu chuyện cá nhân và mặc dù văn hóa là quan trọng, điều chúng ta có thể yêu cầu từ một nhân viên là phải tôn trọng và hữu ích. Tôi đã bị gạt sang một bên cho đến khi chúng tôi có thể xem xét lại vấn đề này.
Tại thời điểm này, tôi không hy vọng anh ấy sẽ thay đổi các cuộc họp, nhưng tôi muốn anh ấy hiểu rằng tôi sẽ không ép nhóm của mình tham gia vượt quá việc tham dự. Tôi không biết phải làm gì.
Bạn đã yêu cầu những thay đổi rất hợp lý!
Nhưng anh ấy không đồng ý với bạn, và có vẻ như anh ấy sẽ không thay đổi. Đây có thể chỉ là những gì bạn phải chấp nhận (như có vẻ như bạn cũng đã kết luận).
Tuy nhiên – bạn nói “các quản lý khác”, số nhiều, đã đến gặp bạn với những lo ngại tương tự, nhưng chỉ có bạn và một người khác đã gặp sếp của bạn về vấn đề này. Nếu có những người quản lý chưa trực tiếp giải quyết vấn đề này với anh ấy, bạn nên thúc đẩy họ. Có thể nếu anh ấy tiếp tục nghe thấy điều đó từ những người khác, cuối cùng anh ấy sẽ hiểu ra.
Nhưng về việc khiến anh ấy hiểu rằng bạn sẽ không ép nhóm của bạn tham gia vượt quá việc tham dự: có lý do gì để cho rằng anh ấy sẽ tiếp tục làm vấn đề đó trở nên nghiêm trọng hơn không? Có vẻ như anh ấy đã gợi ý họ tham gia nhiều hơn, bạn nói bạn sẽ không yêu cầu điều đó, và nó kết thúc ở đó. Tôi sẽ không cho rằng phần đó sẽ tiếp tục xuất hiện (đặc biệt là vì anh ấy đã không tự mình nêu ra nó cho đến khi bạn đề cập đến).
2. Quản Lý Cũ Liên Tục Phá Hoại Quản Lý Mới Của Chúng Tôi
Khoảng một năm trước, quản lý của chúng tôi (Veronica) chuyển sang một bộ phận lân cận, và một người trong nhóm của chúng tôi đã được thăng chức lên quản lý (Jane). Jane có rất nhiều kinh nghiệm liên quan và nhận công việc chủ yếu vì không ai khác muốn nó, mặc dù cô ấy đủ trình độ.
Veronica là một người quản lý xuất sắc và thực sự đã giúp cải thiện bộ phận của chúng tôi. Trong giai đoạn chuyển giao, cô ấy vẫn tham dự và điều hành tất cả các cuộc họp của chúng tôi. Chà, một năm sau, cô ấy vẫn đang làm điều đó. Nếu Jane nói bất cứ điều gì, Veronica ngay lập tức làm mất uy tín những gì cô ấy nói và/hoặc nói át đi. Tôi sẽ nói rằng 30-50% các cuộc họp của chúng tôi là Jane cố gắng lên tiếng và Veronica ngăn cản cô ấy hoặc cố gắng làm cho cô ấy trông kém năng lực. Tại thời điểm này, các cuộc họp thật khó chịu khi tham dự và hoàn toàn không hiệu quả.
Nếu Jane đi nghỉ, Veronica sẽ tiếp quản ngay cả khi chúng tôi có một trợ lý quản lý rất có năng lực. Cô ấy đăng những thông báo không cần thiết, can thiệp vào công việc của chúng tôi và nói xấu Jane trong các cuộc họp. Chúng tôi cũng nhận được email từ Veronica mâu thuẫn với những gì Jane đã bảo chúng tôi làm. Đồng nghiệp của tôi đã từng được chỉ thị cụ thể bằng văn bản phải làm điều gì đó theo cách X ngay cả khi Jane bảo cô ấy làm khác đi. Phần lớn nhóm đã thông cảm về việc tất cả những điều này thật điên rồ.
Jane nhận thức được và cảm thấy chán nản. Cô ấy nghĩ rằng điều đó thật lố bịch và đáng xấu hổ, nhưng cô ấy sắp nghỉ hưu nên tôi nghĩ cô ấy không muốn chiến đấu. Gần đây, cô ấy đã đề cập rằng cô ấy đã nghĩ đến việc đưa việc này lên với sếp của họ nhưng không chắc chắn về cách tiếp cận cuộc trò chuyện. (Họ báo cáo cho cùng một sếp, người có vẻ dễ gần mặc dù tôi không có nhiều tương tác trực tiếp với anh ấy.)
Có điều gì tôi có thể làm không? Nếu Veronica đưa ra chỉ đạo mâu thuẫn với những gì Jane nói, tôi sẽ đến gặp Jane, nhưng ngoài ra tôi không chắc điều gì khác có thể cải thiện môi trường làm việc tồi tệ của chúng tôi.
Khuyến khích Jane đưa việc này lên với sếp của cô ấy! Những gì bạn đang mô tả thật lố bịch, và nếu sếp của cô ấy tử tế, anh ấy sẽ muốn biết điều đó đang xảy ra để anh ấy có thể tự mình can thiệp hoặc huấn luyện Jane cách ngăn chặn nó. Trên thực tế, nếu cuối cùng anh ấy nghe nói về điều đó thông qua các nguồn khác ngoài Jane, anh ấy có thể lo lắng rằng cô ấy chưa bao giờ nói với anh ấy về việc nó đang xảy ra.
Bạn cũng có thể khuyến khích Jane nói với Veronica rằng mặc dù cô ấy đánh giá cao sự giúp đỡ của cô ấy trong quá trình chuyển đổi, cô ấy sẽ tự điều hành các cuộc họp của nhóm mình bây giờ, nghĩ rằng việc có cả hai người ở đó đang gây ra sự nhầm lẫn và sẽ cho cô ấy biết nếu cô ấy cần kéo cô ấy vào như một nguồn lực, nhưng nếu không thì thích xử lý nó độc lập từ đây. Về lý tưởng, cô ấy cũng sẽ nói với Veronica ngừng cố gắng thay thế cô ấy khi cô ấy vắng mặt – rằng cô ấy có một trợ lý quản lý sẽ điều hành mọi thứ và cô ấy không muốn Veronica giẫm chân lên các ngón chân của trợ lý quản lý hoặc làm suy yếu người đó với nhóm.
Nhưng Jane thực sự cần phải giải quyết việc này một mình; việc người khác (bạn) báo cho sếp của cô ấy về tình hình sẽ có nguy cơ củng cố rằng cách tiếp cận mà cô ấy đã thực hiện cho đến nay là quá thụ động.
3. Đưa Ra Phản Hồi Với Tư Cách Là Trưởng Nhóm Dự Án, Không Phải Quản Lý
Tôi là trưởng nhóm dự án trong một nhóm lớn. Bản thân tôi làm việc trên một dự án cụ thể, và nếu bất kỳ ai khác trong nhóm cũng đang làm việc trên đó, tôi sẽ tham gia và xem xét công việc của họ. Tôi không có quyền quản lý đối với họ, và về cấp bậc thì ngang bằng hoặc hơi cao hơn. Tôi không gặp vấn đề gì khi đưa ra phản hồi liên quan đến bản thân công việc, nhưng tôi đang gặp khó khăn trong việc tìm ra cách tôi nên xử lý những phản hồi mà tôi nghĩ rằng thường đến từ một người quản lý.
Ví dụ: mọi người thường xuyên đến gặp tôi với các vấn đề mà không nỗ lực tự mình khắc phục trước. Nếu tôi là người quản lý trực tiếp của họ, tôi sẽ không gặp vấn đề gì khi phản hồi về những gì họ đã thử trước hoặc trực tiếp đặt kỳ vọng rằng họ nên cố gắng khắc phục sự cố trước khi đến gặp tôi, nhưng điều đó có vẻ hơi nặng tay khi chỉ là một trưởng nhóm dự án?
Một ví dụ khác là phải nhắc nhở mọi người nhiều lần về các nhiệm vụ mà tôi đã nhắc nhở họ làm. Một lần nữa, nếu tôi là người quản lý trực tiếp của họ, tôi sẽ không gặp vấn đề gì khi giải quyết mô hình này, nhưng điều đó có vẻ như là vượt quá giới hạn khi tôi không phải là người quản lý của họ.
Tôi có sai khi nghĩ rằng đây là những điều tôi không nên tự mình xử lý không? Và nếu không, những loại việc này sẽ thuộc vào nhóm “không phải việc của tôi” hay nhóm “leo thang lên quản lý”?
Bạn chắc chắn có thể phản hồi khi mọi người đến gặp bạn với những vấn đề mà họ chưa cố gắng tự giải quyết trước, mặc dù bạn không phải là người quản lý của họ! Một cách kín đáo là hỏi, mỗi lần, “Bạn đã thử những gì cho đến nay?” Nếu bạn hỏi điều đó mỗi lần, hầu hết mọi người sẽ nhanh chóng nhận ra rằng họ phải làm điều đó … và nếu họ không làm, thì không sao khi nói, “Tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ khi bạn gặp khó khăn, nhưng tôi muốn bạn học những thứ này, vì vậy hãy thử ____ (kiểm tra tài liệu đào tạo/kiểm tra tài liệu/xem cách chúng tôi đã làm trong quá khứ/bất cứ điều gì hợp lý ở đây) trước, và sau đó nếu bạn vẫn không chắc chắn, hãy đến gặp tôi vào thời điểm đó.”
Nhưng việc phải nhắc nhở mọi người làm việc là lãnh thổ “leo thang lên quản lý”; đó là một vấn đề về hiệu suất mà người quản lý của họ nên biết. Tuy nhiên, trước khi bạn làm điều đó, hãy thử nói, “Tôi nhận thấy tôi đã phải nhắc nhở bạn về các nhiệm vụ, điều mà tôi không nên theo dõi. Bạn có thể nghĩ ra một hệ thống để đảm bảo bạn nắm bắt tất cả những thứ đó trước không?” Sau đó, nếu nó tiếp tục xảy ra, hãy nói chuyện với sếp của bạn về nó (tại thời điểm đó bạn có thể nói rằng bạn đã gắn cờ cụ thể, nhưng không có kết quả).
4. Tôi Có Phải Ký Thỏa Thuận Không Nói Xấu Không?
Tôi làm việc tại một tổ chức phi lợi nhuận đã bị tiếp quản bởi một người được bổ nhiệm của chính quyền mới, nhưng tôi không phải là một nhân viên liên bang. Nhân viên của chúng tôi đang bị cắt giảm, với những nhân viên xuất sắc trong công việc và quan trọng đối với các hoạt động cơ bản đang bị sa thải. Chính quyền mới hoàn toàn không minh bạch – tôi có nhiều khả năng nghe về những thay đổi nhân sự trên tin tức hơn là thông qua các kênh ban đầu, và họ đã không trung thực trong cả giao tiếp nội bộ và bên ngoài, đặc biệt là về tài chính. Tôi nghĩ rằng chỉ là vấn đề thời gian trước khi tôi cũng bị sa thải.
Hầu hết các nhân viên bị sa thải đều được yêu cầu ký các thỏa thuận không nói xấu. Tôi dự định sẽ hoàn toàn nói xấu chính quyền mới nếu bị sa thải, ngay cả khi điều đó có nghĩa là không nhận được trợ cấp thôi việc. Nếu tôi được gọi đến bộ phận nhân sự để bị sa thải hoặc được thông báo, tôi có những lựa chọn nào? Tôi nên mong đợi những hậu quả gì nếu tôi từ chối ký? Lời khuyên nào để giữ bình tĩnh trong thời điểm đó?
Việc bạn được yêu cầu ký một thỏa thuận không nói xấu để đổi lấy trợ cấp thôi việc (cùng với việc từ bỏ mọi khiếu nại pháp lý) là rất điển hình. Suy nghĩ là họ không muốn cho bạn tiền mà họ không cần phải cho nếu bạn không đồng ý không nói xấu họ trong tương lai. Đó là một cách để họ khai thác một số lợi thế từ thỏa thuận trợ cấp thôi việc cho chính họ.
Bạn có thể từ chối ký, nhưng điều đó gần như chắc chắn có nghĩa là bạn không nhận được trợ cấp thôi việc. Tuy nhiên, thực sự không có hậu quả nào khác! Bạn chỉ cần nói, “Tôi không thoải mái đồng ý không nói công khai về những gì đang xảy ra, vì vậy tôi sẽ không ký.” (Hoặc bạn có thể thậm chí mơ hồ hơn và nói rằng bạn không thoải mái ký mà không nêu rõ lý do, hoặc không nói gì cả và xem liệu họ có hỏi không.) Điều đó khó có thể là một vấn đề lớn; họ sẽ chỉ đảm bảo rằng bạn hiểu rằng bạn sẽ không nhận được trợ cấp thôi việc nếu bạn không ký, bạn sẽ xác nhận rằng bạn hiểu điều đó, và thế là xong.
Có thể họ sẽ nghĩ rằng bạn không ký vì bạn định kiện vì điều gì đó, và nếu họ có bất kỳ lý do gì để nghĩ rằng bạn có tài liệu cho việc đó (chẳng hạn như một yêu cầu bồi thường phân biệt đối xử hợp lý), họ có thể đề nghị bạn trợ cấp thôi việc nhiều hơn để cố gắng khuyến khích bạn ký. Hoặc có thể họ không làm vậy; chỉ cần biết rằng điều đó là có thể và đừng bị ném đá nếu họ làm vậy.
Bạn cũng có thể yêu cầu thời gian để xem xét thỏa thuận và suy nghĩ về nó; điều đó là bình thường, và họ sẽ không gây áp lực buộc bạn phải ký ngay tại chỗ.
Cứ nói xấu thoải mái!
5. Có Ổn Không Khi Nói Đồng Nghiệp Của Tôi Đang Nghỉ Thai Sản?
Nhiều đồng nghiệp của tôi hiện đang nghỉ thai sản hoặc nghỉ chăm sóc con. Khi tôi theo dõi công việc còn tồn đọng/đang diễn ra thay mặt họ, tôi nêu trong email rằng người kia đã nghỉ vài tháng và tôi sẽ giúp họ. Điều này chắc chắn sẽ nhận được phản hồi, “Tôi hy vọng họ ổn.” Tôi có thể chỉ định rằng họ đang nghỉ thai sản hoặc nghỉ chăm sóc con không? Hay đó là xâm phạm quyền riêng tư?
Rõ ràng, những người họ làm việc thường xuyên nhất và những người trong bộ phận của chúng tôi biết lý do tại sao họ nghỉ, nhưng do tính chất của công việc, chúng tôi liên lạc với nhiều người một cách bán thường xuyên hoặc không thường xuyên.
Nói chung, hầu hết mọi người đều thoải mái khi biết rằng họ đang nghỉ phép chăm sóc con cái, nhưng không phải là không thể có ai đó thích không chia sẻ điều đó. Một cách để biết chắc chắn là kiểm tra tin nhắn ngoài văn phòng của họ. Nếu nó được nêu trong đó, chắc chắn bạn cũng có thể chia sẻ thông tin đó. Mặt khác, nếu bạn không chắc chắn, bạn luôn có thể kiểm tra với người quản lý của họ – “tôi có thể chia sẻ với khách hàng và những người khác rằng Jane đang nghỉ thai sản, khi giải thích lý do tại sao tôi lại can thiệp để xử lý một việc gì đó không?”
