Trong môi trường làm việc phức tạp, một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ đưa ra quyết định mà còn phải khéo léo điều hướng các chính sách, đặc biệt là khi có sự bất đồng. Việc “he makes sure that he isn’t associated with policies he disagrees with” (đảm bảo không liên quan đến các chính sách không đồng ý) không chỉ là một chiến thuật, mà là một phần quan trọng của việc xây dựng uy tín và duy trì sự chính trực trong vai trò lãnh đạo.
Nhiều nhà quản lý đã từng trải qua tình huống nhân viên không tuân thủ chỉ đạo. Điều này có thể gây bực bội, tốn thời gian và năng lượng. Một số nhà quản lý cảm thấy bất lực và đã thử mọi cách mà không có kết quả. Thậm chí, có trường hợp vấn đề kéo dài trong nhiều tuần, thậm chí nhiều tháng, trước khi được giải quyết, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.
Một ví dụ điển hình là một nhân viên mới vào công ty chưa đầy 6 tháng đã nổi tiếng vì không tuân theo hướng dẫn, thậm chí làm ngược lại. Quản lý đã cố gắng hướng dẫn, nhưng tình hình ngày càng tồi tệ. Khi quản lý chuẩn bị kỷ luật, nhân viên này lại khiếu nại về việc bị đối xử bất công, khiến quá trình kỷ luật bị tạm dừng để điều tra.
Một tình huống khác, một nhà quản lý mới nhận vị trí và phát hiện ra nhân viên không làm theo chỉ dẫn: sản phẩm không được sắp xếp đúng cách, hàng hóa không được đặt hàng khi cần thiết. Khi được yêu cầu làm nhiệm vụ, họ viện lý do bận rộn. Đội ngũ này nổi tiếng là gây khó dễ cho các nhà lãnh đạo, và nhiều người trước đây đã cho phép họ làm những gì họ muốn.
Việc quản lý nhân viên không tuân thủ chỉ đạo có thể rất khó khăn. Vậy, đâu là cách tốt nhất để xử lý? Làm thế nào để hỗ trợ họ mà không dung túng cho hành vi tiêu cực hoặc để mọi thứ vượt khỏi tầm kiểm soát?
Duy trì vai trò của người quản lý. Vai trò của bạn là hướng dẫn và chỉ đạo nhóm. Bạn không phải là cha mẹ hay một nhà độc tài. Công việc của bạn là cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ, sau đó yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm. Việc họ chọn làm gì là tùy thuộc vào họ. Tập trung vào việc tạo ra một môi trường lành mạnh, tích cực và làm mọi thứ có thể để giúp nhân viên thành công. Nếu có những điều bạn có thể cải thiện (giao tiếp rõ ràng hơn, đảm bảo khối lượng công việc thực tế, v.v.), hãy sẵn sàng làm điều đó.
Giải quyết vấn đề sớm. Nếu nhân viên không tuân theo chỉ đạo, hãy tránh kết luận vội vàng. Hãy nói chuyện với họ và hỏi chuyện gì đã xảy ra. Họ có thể có lý do chính đáng – có thể họ hiểu lầm hoặc cần được đào tạo thêm – và việc lắng nghe họ sẽ xây dựng lòng tin. Mặt khác, nó có thể cho thấy một vấn đề, trong trường hợp đó, việc bạn giải quyết nó kịp thời có khả năng ngăn chặn nó tiếp tục.
Minh họa cách giao tiếp hiệu quả giữa quản lý và nhân viên để giải quyết các vấn đề phát sinh, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.
Duy trì quan điểm về những vấn đề thực sự là “vấn đề”. Khi nhân viên phát triển thói quen không tuân theo chỉ đạo, bạn dễ dàng bắt đầu tập trung cao độ vào mỗi lần nó xảy ra. Bạn bắt đầu cảm thấy như nó mang tính cá nhân – như thể họ cố tình hành động chống lại bạn – vì vậy bạn chú ý vào mỗi khi họ không làm chính xác những gì bạn nói. Tránh điều này! Khó khăn với phản ứng này là khó tìm thấy sự rõ ràng về những gì cần làm vì bạn đang quá sa lầy vào nó. Thêm vào đó, bạn có lẽ (hy vọng) không như vậy với những nhân viên khác của mình, vì vậy việc soi mói khiến nhân viên dễ dàng nói rằng bạn đang đối xử với họ khác biệt. Mục tiêu của bạn là duy trì quan điểm về những gì thực sự quan trọng. Hãy nhớ những trách nhiệm và kỳ vọng của vị trí là gì và yêu cầu chịu trách nhiệm về điều đó.
Luôn tương tác và giải thích các hậu quả có thể xảy ra. Nếu có nhiều vấn đề phát sinh, hãy tiếp tục tương tác với nhân viên. Giữ bình tĩnh (ngay cả khi bạn phải giả vờ), hỏi chuyện gì đã xảy ra và cung cấp bất kỳ hỗ trợ cần thiết nào. Bằng cách này, bạn liên tục tạo cơ hội cho nhân viên cải thiện. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn giải thích những gì đã xảy ra do không tuân theo chỉ đạo. Nhân viên nên biết hiệu ứng domino. Điều này có gây thêm việc cho những người khác trong nhóm không? Hãy chắc chắn đề cập đến điều đó. Đây không cần phải là những cuộc trò chuyện dài dòng, nhưng bạn muốn nhân viên biết rằng cách anh ta hoặc cô ta đóng góp vào động lực chung của nhóm là quan trọng. Nếu tiếp tục không cải thiện, hãy giải thích rằng bạn đã cung cấp nhiều buổi huấn luyện và bước tiếp theo là hành động kỷ luật chính thức (dựa trên chính sách của công ty bạn). Điều này làm cho các bước tiếp theo rõ ràng với nhân viên và tránh cho kỷ luật chính thức trở thành một bất ngờ.
Đừng để điều này tiếp tục quá lâu. Khi bạn huấn luyện 50 lần trước khi đưa ra kỷ luật chính thức, tôi chắc chắn rằng bạn đang cố gắng giúp đỡ hết mình. Vấn đề là nó thực sự gửi thông điệp rằng hành vi này không thực sự là một vấn đề. Bạn mở ra cánh cửa cho nhân viên có thể đặt câu hỏi về bất kỳ hành động kỷ luật nào vì họ đã “làm điều này trong một thời gian dài, vậy tại sao bây giờ nó đột nhiên là một vấn đề?”. Để quản lý hiệu suất hiệu quả hơn, hãy cung cấp cơ hội cải thiện và nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy chuyển sang kỷ luật chính thức. Một lần nữa, hãy nói với nhân viên khi bạn đang đến thời điểm chuyển sang kỷ luật chính thức để nó không gây bất ngờ.
Giải quyết các vấn đề chính trong kỷ luật chính thức. Bạn có thể có 20 ví dụ về việc không tuân theo chỉ đạo, nhưng một tài liệu dài 4 trang phác thảo mọi thứ nhỏ nhặt sẽ không hữu ích cho bất kỳ ai. Các vấn đề chính sẽ bị mất và nó khiến bạn trông như thể bạn không làm công việc của mình khi có quá nhiều vấn đề trước khi giải quyết chúng. Duy trì quan điểm mà chúng ta đã thảo luận ở trên và ghi lại các sự cố chính đã xảy ra gần đây. Bạn có thể sử dụng các từ ngữ như, “[Nhân viên] đã thể hiện một khuôn mẫu không tuân theo chỉ đạo, bao gồm các sự cố sau” để cho thấy rằng đã có một số vấn đề. Đảm bảo rằng đây là những điều bạn đã thảo luận với nhân viên để có được ý kiến của họ. Điều này giúp tránh những bất ngờ (một chủ đề của điều này!) và đảm bảo bạn không vô tình bao gồm một cái gì đó có các tình huống giảm nhẹ.
Quản lý nhân viên liên tục không tuân theo chỉ đạo có thể thực sự gây bực bội. Bằng cách giải quyết các tình huống kịp thời, tập trung vào các vấn đề chính và yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm, bạn sẽ có thể ngăn chặn hành vi tiêu cực này vượt khỏi tầm kiểm soát. Cho dù bạn đang quản lý nhân viên tại chỗ hay từ xa, những kỹ thuật này sẽ hữu ích cho bạn. Nó vẫn sẽ mất thời gian để quản lý tình huống, nhưng không mất nhiều thời gian như vậy. Nhân viên có thể vẫn phàn nàn rằng bạn đang đối xử với họ không công bằng, nhưng bạn sẽ có thể chỉ ra các phản ứng nhất quán. Như một phần thưởng bổ sung, điều này sẽ giúp bạn duy trì tinh thần của phần còn lại của nhóm và bảo vệ môi trường tích cực, lành mạnh mà bạn đã làm việc rất chăm chỉ để tạo ra.
Một nhà lãnh đạo hiệu quả cần có khả năng “he makes sure that he isn’t associated with policies he disagrees with”. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tham gia vào quá trình xây dựng chính sách, đưa ra ý kiến phản biện, hoặc thậm chí là từ chối thực hiện những chính sách mà họ không đồng ý. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải thực hiện điều này một cách chuyên nghiệp và xây dựng, tránh gây ảnh hưởng tiêu cực đến tổ chức.
