Trong Access, khi Giả Sử Bảng Học Sinh Gồm Có Các Trường như MAHS (Mã học sinh), HOTEN (Họ tên), DIEM (Điểm), LOP (Lớp), việc lựa chọn đối tượng phù hợp để hiển thị thông tin điểm cao nhất của mỗi lớp một cách lâu dài là rất quan trọng.
Đáp án đúng là Form (Biểu mẫu). Vì sao?
Biểu mẫu (Form) cung cấp giao diện trực quan và thân thiện cho người dùng để nhập, chỉnh sửa và hiển thị dữ liệu. Nó cho phép tạo ra các trường nhập liệu, nút lệnh và các thành phần giao diện khác để tương tác với dữ liệu trong bảng HOCSINH một cách dễ dàng.
Các lựa chọn khác không phù hợp vì:
- Báo cáo (Report): Dùng để định dạng, tính toán, tổng hợp dữ liệu và in ra. Không phù hợp để hiển thị và tương tác dữ liệu trực tiếp trên màn hình để sử dụng lâu dài.
- Mẫu hỏi (Query): Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Mặc dù có thể sử dụng Query để tìm điểm cao nhất của mỗi lớp, nhưng nó không cung cấp giao diện người dùng để hiển thị thông tin đó một cách trực quan và dễ sử dụng như Form.
- Bảng (Table): Dùng để lưu trữ dữ liệu. Không cung cấp giao diện để hiển thị và thao tác dữ liệu.
Mở rộng về Báo cáo (Report):
Báo cáo là công cụ mạnh mẽ để tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng nhất định. Báo cáo thường được sử dụng để:
- Thể hiện sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu khác nhau, ví dụ so sánh điểm trung bình của các lớp.
- Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định, ví dụ in danh sách học sinh theo lớp.
Để tạo một báo cáo hiệu quả, cần xác định rõ:
- Mục đích của báo cáo: Báo cáo dùng để hiển thị thông tin gì?
- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu được lấy từ bảng hoặc mẫu hỏi nào?
- Cách nhóm dữ liệu: Dữ liệu được nhóm theo tiêu chí nào? (ví dụ theo lớp, theo giới tính…)
Giao diện Report Wizard trong Access, công cụ hỗ trợ tạo báo cáo nhanh chóng và dễ dàng
Để tạo báo cáo, có thể sử dụng thuật sĩ tạo báo cáo (Report Wizard) hoặc tự thiết kế báo cáo. Thuật sĩ tạo báo cáo là cách đơn giản hơn, giúp người dùng từng bước tạo ra báo cáo theo yêu cầu.
Sử dụng thuật sĩ tạo báo cáo (Report Wizard):
- Chọn Create -> Report Wizard.
Chọn bảng hoặc mẫu hỏi làm nguồn dữ liệu cho báo cáo trong Report Wizard
- Chọn thông tin (các trường) muốn đưa vào báo cáo.
Hình ảnh minh họa bước 2, chọn các trường dữ liệu sẽ hiển thị trong báo cáo
Chọn các trường dữ liệu từ bảng hoặc mẫu hỏi để đưa vào báo cáo
- Chọn trường để gộp nhóm (nếu cần).
- Chỉ ra các trường để sắp xếp thứ tự các bản ghi.
- Thực hiện các phép tính (ví dụ tính trung bình cộng) nếu cần.
- Chọn cách bố trí báo cáo.
- Chọn kiểu trình bày báo cáo.
- Đặt tên và kết thúc việc tạo báo cáo.
Tóm lại, khi giả sử bảng học sinh gồm có các trường MAHS, HOTEN, DIEM, LOP, việc sử dụng Form là lựa chọn tối ưu để hiển thị thông tin điểm cao nhất của mỗi lớp một cách lâu dài, nhờ vào khả năng tạo giao diện tương tác và dễ sử dụng.