Theo một khảo sát gần đây, các bộ phận pháp lý nội bộ (in-house legal team) đang rất nỗ lực để giảm chi phí thuê luật sư bên ngoài (outside counsel – OC). Có tới 73% tổng cố vấn (General Counsel) lo ngại về việc chi tiêu quá mức cho OC.
Không có gì ngạc nhiên về điều này. Ai cũng muốn giảm chi phí thuê OC, giống như ai cũng muốn giảm cân vào mỗi dịp năm mới. Tuy nhiên, không phải ai cũng thành công. Mặc dù gần ba phần tư số người được hỏi cảm thấy bị tính phí quá cao, nhưng chỉ một nửa trong số họ tập trung vào việc giải quyết vấn đề này.
Những kết quả này có thể khiến bạn nghĩ rằng việc giảm chi phí OC là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn. Điều đó có thể đúng, đặc biệt đối với các bộ phận pháp lý đã dẫn đầu trong việc thúc đẩy quy trình pháp lý của họ và đã thiết lập các nguyên tắc nghiêm ngặt cho các đối tác bên ngoài. Nhưng đối với hầu hết các nhóm pháp lý nội bộ, vẫn còn rất nhiều cơ hội để đạt được những khoản giảm chi phí nhanh chóng. Chúng ta sẽ tập trung vào eDiscovery (khám phá điện tử) ở đây, vì đó là lĩnh vực chuyên môn của chúng tôi.
Giảm Chi Tiêu Bên Ngoài Bằng Cách Tự Thực Hiện
Một trong những cách tốt nhất để kiểm soát chi phí thuê luật sư bên ngoài là đưa nhiều công việc vào nội bộ. Ở đây, chi phí hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bạn, trở nên dễ dự đoán hơn và ROI (tỷ lệ hoàn vốn đầu tư) dễ đo lường hơn nhiều.
Các tác vụ pháp lý lặp đi lặp lại, mang tính chất hàng hóa như các tác vụ liên quan đến khám phá điện tử và điều tra là một điểm khởi đầu dễ dàng. Xử lý và lọc dữ liệu có thể được thực hiện nội bộ thông qua các công cụ tự động hóa các quy trình này.
Ví dụ: hãy tưởng tượng một yêu cầu khám phá liên quan đến 100 gigabyte dữ liệu cần được xử lý và xem xét. Dữ liệu đó có thể được tải lên một nền tảng eDiscovery dựa trên đám mây và tự động xử lý và chuẩn bị để xem xét. Trong quá trình này, dữ liệu đó sẽ được khử trùng lặp, có nghĩa là các tài liệu giống hệt nhau sẽ không được xem xét nhiều lần. Điều này dẫn đến việc giảm số lượng tài liệu cần xem xét tới 43% trong một vấn đề điển hình. Ngay cả đối với các nhóm pháp lý nội bộ phụ thuộc nhiều vào các nhà cung cấp bên ngoài và các nhóm đánh giá, điều đó có nghĩa là giảm ngay lập tức 43% chi phí mà nhà cung cấp của bạn sẽ tính, trong các tài liệu mà người đánh giá của bạn sẽ mã hóa và trong phí lưu trữ mà bạn có thể phải chịu.
Để đạt được những khoản tiết kiệm đó, tất cả những gì một nhóm nội bộ phải làm là kéo và thả dữ liệu của họ. Chỉ vậy thôi. Với một chút công việc bổ sung nội bộ, thông qua việc áp dụng các bộ lọc lọc và tìm kiếm từ khóa đơn giản để thu hẹp hơn nữa bộ đánh giá, số lượng dữ liệu và chi phí liên quan đến nó có thể giảm hơn nữa. Thông qua việc kết hợp xử lý và khử trùng lặp nội bộ cộng với một chút đánh giá vụ việc sớm, việc giảm dữ liệu hơn 90% là không hề bất thường.
Sự sẵn có của phần mềm đơn giản mạnh mẽ và các mô hình giá cả trả tiền theo mức sử dụng có nghĩa là các công cụ để đạt được những khoản giảm này ngày càng dễ tiếp cận. Các nhóm nội bộ không cần đăng ký hàng năm, RFP (yêu cầu đề xuất) dài dòng hoặc chuyên môn kỹ thuật cao để bắt đầu giảm chi tiêu bên ngoài của họ. Họ có thể chỉ cần bắt đầu sử dụng các công cụ này, khi cần thiết, ngay hôm nay.
Đây là lý do tại sao ngày càng có nhiều nhóm pháp lý của công ty đưa các công việc như khám phá điện tử vào nội bộ. Trong Khảo sát nội bộ doanh nghiệp năm 2020 của Logikcull, những người được hỏi từ các bộ phận pháp lý nội bộ cho biết rằng gần hai phần ba công việc khám phá của họ được thực hiện nội bộ ngày nay và xu hướng đó dự kiến sẽ tăng tốc trong những năm tới. Các công ty được khảo sát xử lý trung bình 63% quy trình khám phá của họ nội bộ, một con số dự kiến sẽ tăng lên đáng kể trong năm năm tới.
Giảm Dữ Liệu Là Cách Tốt Nhất Để Giảm Chi Phí
Nếu các nhóm pháp lý nội bộ muốn kiểm soát chi tiêu bên ngoài, thành công lớn nhất có thể đạt được thông qua việc giảm dữ liệu. Cho dù chi phí xử lý, phí lưu trữ hay chi phí đánh giá, tất cả đều liên quan đến dữ liệu.
Không có gì ngạc nhiên, các chiến lược giảm dữ liệu vừa là một trong những biện pháp giảm chi phí được các nhóm pháp lý nội bộ sử dụng phổ biến nhất trong Khảo sát nội bộ doanh nghiệp năm 2020 của chúng tôi, vừa là biện pháp hiệu quả nhất. Theo những người được hỏi, chi phí xem xét tài liệu là yếu tố quan trọng nhất khi đánh giá chi phí khám phá. Chi phí đánh giá cũng là chi phí phổ biến nhất khi phản đối các hóa đơn của luật sư bên ngoài, được 41% số người được hỏi trích dẫn.
Chi phí xem xét là nơi phát sinh phần lớn chi phí khám phá. Và số giờ xem xét tỷ lệ thuận với lượng dữ liệu được gửi cho luật sư bên ngoài. Giảm dữ liệu nội bộ và bạn đã giảm chi phí xem xét.
Rất may, phần lớn những người được hỏi trong Khảo sát nội bộ doanh nghiệp năm 2020 đã theo đuổi các nỗ lực giảm dữ liệu nội bộ. 88% số người được hỏi thực hiện thu thập dữ liệu nội bộ, 78% lọc dữ liệu đó thông qua lọc dữ liệu và tìm kiếm từ khóa, 63% khử trùng lặp dữ liệu nội bộ và 53% thực hiện một số xem xét tài liệu nội bộ. Các chiến lược giảm dữ liệu nội bộ phổ biến hơn nhiều so với các nỗ lực giảm chi phí phụ thuộc vào bên thứ ba. Giảm chi phí pháp lý thông qua giảm giá hàng loạt của công ty luật hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp ưu tiên chỉ được 34% số người được hỏi sử dụng, trong khi việc bắt buộc sử dụng các công cụ khám phá và thiết lập giới hạn thanh toán cho công việc khám phá chỉ được 25 và 16% số người được hỏi sử dụng.
Điều thú vị là, các nỗ lực giảm dữ liệu nội bộ cũng được đánh giá là hiệu quả nhất. Tuy nhiên, một số chiến lược, chẳng hạn như khử trùng lặp, dường như chưa được sử dụng hết. Khử trùng lặp được xếp hạng là chiến lược kiểm soát chi phí hiệu quả thứ ba. Trên thực tế, 24% số người được hỏi xếp hạng khử trùng lặp là chiến lược hiệu quả nhất số một của họ. Tuy nhiên, chỉ dưới hai phần ba số người được hỏi khử trùng lặp dữ liệu nội bộ, có nghĩa là hơn một phần ba số nhóm pháp lý nội bộ có thể bỏ lỡ những khoản tiết kiệm chi phí đáng kể.
Giảm Chi Phí OC Ngay Hôm Nay
Đối với các nhóm pháp lý nội bộ coi trọng việc kiểm soát chi phí, khám phá không còn là lĩnh vực mà các tập đoàn sợ phải dấn thân vào. Hầu hết sẽ làm nhiều hơn nữa nếu không thiếu băng thông. Đám mây rủi ro từng treo lơ lửng trên quy trình khám phá phần lớn đã tan biến. Trên thực tế, trong Khảo sát nội bộ doanh nghiệp năm 2020, chưa đến 10% số người được hỏi viện dẫn rủi ro được cảm nhận là lý do không đưa công việc vào nội bộ.
Đối với các công ty luật, những thay đổi này cũng mang đến một cơ hội. 84% số người được hỏi trong Khảo sát nội bộ cho biết rằng vẫn còn rất nhiều dư địa để cải thiện hiệu suất của luật sư bên ngoài của họ. Các công ty luật và các nhà cung cấp bên thứ ba tập trung vào sự hài lòng của khách hàng và áp dụng một cách tiếp cận hiệu quả hơn, hiệu quả hơn đối với khám phá đang ở một vị trí tốt để tạo sự khác biệt so với phần còn lại của ngành. Các đối tác bên ngoài nắm vững những điều này sẽ có vị trí tốt để phát triển mạnh trong bối cảnh pháp lý đang thay đổi.
Đối với các bộ phận pháp lý của công ty, ngày càng có nhiều chuyên gia pháp lý nội bộ nhận thấy rằng họ có thể làm được nhiều hơn với chi phí thấp hơn – một mình và ngay cả với các nhóm công ty tương đối nhỏ. Thông điệp rất rõ ràng: có thể đạt được những khoản giảm chi phí đáng kể bằng cách đưa nhiều quy trình khám phá vào nội bộ – và có rất ít điều cản trở. Ai cũng muốn giảm chi phí pháp lý, và giờ là lúc để hành động.
