Trong Microsoft Access, cơ sở dữ liệu quan hệ được cấu trúc thành các bảng, và các bảng này chứa dữ liệu được tổ chức một cách logic. Vậy, “Bản Ghi Trong Access Là Gì?” Chúng ta sẽ khám phá khái niệm này một cách chi tiết.
Tổng Quan Về Bảng, Trường và Bản Ghi Trong Access
Một cơ sở dữ liệu Access được thiết kế tốt thường bao gồm nhiều bảng liên quan. Mỗi bảng lưu trữ thông tin về một đối tượng cụ thể, ví dụ như thông tin khách hàng, sản phẩm hoặc đơn hàng. Một bảng được tạo thành từ các bản ghi (rows) và các trường (columns).
- Trường (Cột): Đại diện cho một thuộc tính hoặc khía cạnh cụ thể của đối tượng. Ví dụ: Tên khách hàng, Địa chỉ email, Số điện thoại.
- Bản ghi (Hàng): Tập hợp các giá trị liên quan đến một đối tượng cụ thể, mỗi giá trị nằm trong một trường. Ví dụ: Một bản ghi có thể chứa thông tin đầy đủ về một khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ email và số điện thoại của họ.
Nói một cách đơn giản, bản ghi là một dòng dữ liệu hoàn chỉnh trong bảng, mô tả đầy đủ về một thực thể.
Thuộc Tính Của Bảng và Trường
Bảng và trường trong Access không chỉ đơn thuần là nơi chứa dữ liệu mà còn có các thuộc tính đi kèm để kiểm soát hành vi và đặc tính của chúng.
- Thuộc tính bảng: Ảnh hưởng đến giao diện và hành vi tổng thể của bảng, ví dụ như chế độ xem mặc định (Data Sheet view, Design view…).
- Thuộc tính trường: Xác định đặc tính và hành vi của một trường cụ thể, ví dụ như kiểu dữ liệu, kích thước trường, định dạng hiển thị.
Kiểu Dữ Liệu Trong Access
Mỗi trường trong Access phải được gán một kiểu dữ liệu cụ thể. Kiểu dữ liệu này xác định loại dữ liệu mà trường có thể lưu trữ (ví dụ: văn bản, số, ngày tháng, tiền tệ, tệp đính kèm). Việc lựa chọn kiểu dữ liệu phù hợp rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu.
Access có khả năng tự động xác định kiểu dữ liệu dựa trên dữ liệu được nhập vào. Tuy nhiên, bạn nên tự thiết lập kiểu dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.
Bảng dưới đây minh họa cách Access tự động xác định kiểu dữ liệu:
| Nếu bạn nhập: | Access sẽ tạo một trường với loại dữ liệu: |
|---|---|
| John | Văn bản Ngắn |
| http://www.contoso.com | Siêu kết nối |
| 1 | Số, Số nguyên Dài |
| 50.000 | Số, Số nguyên Dài |
| 50.000,99 | Số, Nhân đôi |
| 12/67 | Ngày/Giờ |
| 31/12/2016 | Ngày/Giờ |
| $12,50 | Tiền tệ |
Mối Quan Hệ Giữa Các Bảng
Trong một cơ sở dữ liệu Access, các bảng thường có mối quan hệ với nhau. Các mối quan hệ này cho phép bạn kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau để tạo ra các báo cáo và truy vấn phức tạp.
Ví dụ, một cơ sở dữ liệu bán hàng có thể có các bảng sau:
- Bảng
Khách hàng: Chứa thông tin về khách hàng (ID khách hàng, Tên, Địa chỉ). - Bảng
Sản phẩm: Chứa thông tin về sản phẩm (ID sản phẩm, Tên sản phẩm, Giá). - Bảng
Đơn hàng: Chứa thông tin về đơn hàng (ID đơn hàng, ID khách hàng, ID sản phẩm, Số lượng).
Để biết khách hàng nào đã đặt đơn hàng nào, chúng ta sử dụng mối quan hệ giữa bảng Khách hàng và bảng Đơn hàng thông qua trường ID khách hàng.
Khóa Chính và Khóa Ngoại
Khóa đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng.
- Khóa chính (Primary Key): Một trường hoặc tập hợp các trường xác định duy nhất mỗi bản ghi trong bảng. Mỗi bảng chỉ có một khóa chính. Ví dụ:
ID khách hàngtrong bảngKhách hàng. - Khóa ngoại (Foreign Key): Một trường trong một bảng liên kết đến khóa chính của một bảng khác. Khóa ngoại thiết lập mối quan hệ giữa hai bảng. Ví dụ:
ID khách hàngtrong bảngĐơn hànglà khóa ngoại liên kết đến khóa chínhID khách hàngtrong bảngKhách hàng.
Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Các Mối Quan Hệ Giữa Các Bảng
Việc thiết kế cơ sở dữ liệu với các bảng liên quan mang lại nhiều lợi ích:
- Tính nhất quán: Dữ liệu chỉ được lưu trữ một lần, giảm thiểu sự trùng lặp và mâu thuẫn.
- Hiệu quả: Tiết kiệm dung lượng lưu trữ và tăng tốc độ truy vấn.
- Dễ hiểu: Cấu trúc cơ sở dữ liệu rõ ràng và dễ quản lý hơn.
Kết Luận
“Bản ghi trong Access là gì?” Bản ghi là nền tảng của cơ sở dữ liệu, là một dòng dữ liệu hoàn chỉnh mô tả một thực thể cụ thể. Hiểu rõ khái niệm này, cùng với các khái niệm về trường, kiểu dữ liệu, mối quan hệ và khóa, là rất quan trọng để thiết kế và quản lý cơ sở dữ liệu Access hiệu quả.
