“Tôi không muốn đi họp hội đồng quản trị.”
Thú thật đi, bạn đã từng nói câu đó phải không? Xin hãy thành thật. Bạn tin vào tổ chức của mình. Bạn yêu công việc mình làm. Nhưng chuẩn bị cho một cuộc họp hội đồng quản trị ư? Thật kinh khủng.
Các thành viên hội đồng quản trị – bạn cũng ghét họ nữa. Bạn có thực sự đọc các báo cáo không? Bạn muốn đọc chứ, nhưng (a) không có thời gian (b) nhân viên gửi muộn (c) báo cáo dài lê thê (d) lý do vớ vẩn.
Hầu hết các nhà lãnh đạo phi lợi nhuận mà tôi từng nói chuyện đều hiểu rằng, nếu được thực hiện đúng cách, các cuộc họp hội đồng quản trị là rất quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức. Không có cách nào khác để tạo ra những thành viên hội đồng quản trị nhiệt tình, sẵn sàng và có khả năng trở thành những người ủng hộ tổ chức.
Nhưng vẫn có một khoảng cách về mặt cảm xúc. Đó là nỗi sợ hãi.
Trước đây, tôi đã viết một bài về cách điều hành một cuộc họp hội đồng quản trị hiệu quả và năng suất. Hãy đọc Một cuộc họp hội đồng quản trị nên giống như một bát Wheaties.
Nhưng tóm lại, có một điều quan trọng hơn tất cả những điều khác khiến các cuộc họp hội đồng quản trị trở nên đáng giá.
Khi thiếu điều này (và thường là như vậy), các cuộc họp hội đồng quản trị khiến mọi người cảm thấy thờ ơ hoặc thậm chí là chán ghét.
Đó có thể là điều quan trọng nhất bạn làm trong bất kỳ cuộc họp hội đồng quản trị nào.
TẠI SAO CÁC CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ LẠI KHÓ KHĂN ĐẾN VẬY?
Để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của điều quan trọng nhất này, trước tiên hãy tìm hiểu sâu hơn một chút về lý do tại sao các cuộc họp hội đồng quản trị lại khó khăn đến vậy.
Hãy hỏi một thành viên hội đồng quản trị:
- Chưa ai hỏi ý kiến của tôi về bất cứ điều gì. Thực ra, có người đã hỏi tôi một điều. TIỀN!
- Chủ tịch hội đồng quản trị không biết cách điều hành một cuộc họp.
- Có cảm giác như các quyết định đã được đưa ra rồi, vậy thì còn ý nghĩa gì nữa?
- Sẽ chẳng ai nhận ra nếu tôi không có mặt ở đó.
- Đôi khi tôi tự hỏi tại sao mình lại ở trong hội đồng này.
Hãy hỏi một nhân viên:
- Tôi dành rất nhiều thời gian cho các báo cáo mà tôi biết là sẽ không ai đọc.
- Chủ tịch hội đồng quản trị thậm chí còn không biết Quy tắc Robert.
- Họ chưa bao giờ đặt một câu hỏi nào.
- Điều duy nhất tôi cần họ làm là gây quỹ, nhưng tất cả những gì họ làm là than vãn.
- Đôi khi tôi tự hỏi tại sao họ lại ở trong hội đồng này.
Cả hai nhóm thường tự hỏi mình cùng một câu hỏi: Tại sao tôi lại ở trong hội đồng này?
Cả Giám đốc điều hành và Chủ tịch Hội đồng quản trị đều có nghĩa vụ thiết kế một cuộc họp hội đồng quản trị loại bỏ hoàn toàn câu hỏi này.
ĐIỀU DUY NHẤT KHIẾN CÁC CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TRỞ NÊN ĐÁNG GIÁ
Nó đơn giản đến nực cười.
Mang công việc vào phòng họp.
Chỉ vậy thôi.
Tôi gọi đó là “Khoảnh Khắc Nổi Da Gà”.
Khoảnh Khắc Nổi Da Gà là phần duy nhất của cuộc họp mà bạn nhớ mãi, trở thành một câu chuyện bạn có thể kể, khiến bạn nói về tổ chức trong một bữa tối với bạn bè sau cuộc họp hội đồng quản trị.
Việc trình bày chương trình một cách hấp dẫn và kể những câu chuyện cảm động có thể tạo ra “Khoảnh Khắc Nổi Da Gà”, thu hút sự tham gia của các thành viên hội đồng quản trị và thúc đẩy họ hành động.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO RA MỘT KHOẢNH KHẮC NỔI DA GÀ?
Thật dễ dàng và tôi sẽ đưa ra bốn ví dụ để khơi gợi sự sáng tạo của bạn. Không có ví dụ nào khó, nhưng chúng phù hợp nhất với các tình huống khác nhau.
Sự Xuất Hiện Chớp Nhoáng
Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho một tổ chức họp hơn một quý một lần. Đây là cách dễ nhất, tốn ít công sức chuẩn bị nhất và hoạt động tốt như nhau cho cả dịch vụ trực tiếp và vận động chính sách.
Những người kể chuyện truyền cảm hứng nhất của bạn thường là nhân viên chương trình của bạn. Hoặc đáng lẽ họ nên như vậy. Bạn có biết rằng một số cuộc họp hội đồng quản trị thậm chí còn không bao gồm báo cáo chương trình không? (Nếu bạn là một trong những tổ chức đó, tôi cá là hội đồng quản trị của bạn không tham gia và nhân viên chương trình của bạn bị mất tinh thần. Đây là một cách khắc phục dễ dàng).
Người phụ trách chương trình của tôi tại GLAAD (hiện đang lãnh đạo thành công một tổ chức phi lợi nhuận khác – không có gì ngạc nhiên) là một người thuyết trình và kể chuyện hạng nhất. Cô ấy cũng cảm nhận sâu sắc sức mạnh của công việc. Thêm vào đó, cô ấy thường khóc khi kể những câu chuyện về công việc của chúng tôi. Nước mắt chân thật, đích thực. Các bài thuyết trình của cô ấy mang tính thông tin, cảm động và mạnh mẽ. Niềm đam mê của cô ấy lây lan một cách lố bịch.
Tôi đã ngồi trong một hội đồng quản trị, nơi người phụ trách chương trình có một phong cách khác. Anh ấy là một luật sư và anh ấy phân tích các vụ án theo cách mà những người không phải luật sư có thể hiểu được. Giống như xem một tập phim Law and Order, ngoại trừ việc tổ chức của chúng tôi đang giúp đỡ những nguyên đơn ngoài đời thực với những câu chuyện hấp dẫn và cảm động. Anh ấy kể câu chuyện một cách dễ dàng, tự tin, có uy quyền, và tôi nổi da gà dưới dạng cảm hứng.
Giải Pháp Cho Hội Đồng Nghi Ngờ
Hãy cân nhắc lựa chọn này nếu hội đồng quản trị của bạn đã phát triển bất kỳ sự hoài nghi nào về tác động của công việc.
Ở đây, bạn đang tìm kiếm một trong hai điều:
- Một người đưa tin bên ngoài có thể nói một cách khách quan về sức mạnh và tác động của công việc của bạn
- Một hoặc nhiều người đưa tin bên ngoài – có thể là một hội đồng – đặt công việc của tổ chức vào một bối cảnh rộng lớn hơn, do đó giáo dục hội đồng về lĩnh vực mà tổ chức hoạt động
Rất dễ dàng để mời những người này tham gia một cuộc họp hội đồng quản trị. Họ đã được chạm đến bởi công việc – một chính trị gia, một nhà báo, một người vận động hành lang, một khách hàng – và họ sẽ sẵn sàng hỗ trợ công việc của bạn bằng cách thu hút hội đồng quản trị của bạn. Điều này cũng cho phép hội đồng quản trị của bạn học hỏi và đặt câu hỏi.
Một người xác nhận bên ngoài hoạt động rất hiệu quả. Bạn sẽ cần ít nhất 30-45 phút để phân bổ cho loại hoạt động này; bạn PHẢI dành thời gian cho các câu hỏi. Đây là một lựa chọn tốt cho các cuộc họp hàng quý hoặc cho mỗi cuộc họp hội đồng quản trị thứ ba nếu bạn họp hàng tháng. Ngoài ra, bạn không cần phải đợi đến phút cuối cùng. Bạn có thể nghĩ ra một danh sách những người khách mời tuyệt vời trong 15 phút với các nhân viên cấp cao của bạn. Và bạn biết khi nào các cuộc họp hội đồng quản trị diễn ra. Bạn có thể lên kế hoạch 2-3 cuộc họp cho năm và sau đó chỉ cần thực hiện một cuộc gọi chuẩn bị 60 phút với họ trước ngày họp thực tế.
Chuyến Thăm Khách Hàng
Điều này rất tuyệt vời cho một cuộc họp hội đồng quản trị dài hơn, và đặc biệt tốt nếu tổ chức của bạn là một tổ chức quốc gia họp trực tiếp hàng quý.
Khá dễ hiểu. Mời một vài khách hàng đến ăn trưa. Giám đốc điều hành điều hành một hội thảo, trong đó khách hàng kể câu chuyện của họ – làm thế nào họ đến với tổ chức, làm thế nào nó đã thay đổi họ.
Đây là phương pháp “nổi da gà” nhất.
Điều quan trọng là lập kế hoạch thảo luận, phát triển các câu hỏi và chuẩn bị cho khách hàng. Họ không cần phải hoàn toàn tin tưởng vào tổ chức; trên thực tế, khách hàng có thể là những người truyền tin hoàn hảo cho các dịch vụ mới đang rất cần thiết. Và những câu chuyện của họ sẽ truyền cảm hứng cho hội đồng quản trị muốn làm nhiều hơn nữa!
Chuyến Thăm Địa Điểm
Nếu bạn là một tổ chức dịch vụ trực tiếp, tôi khuyên bạn nên coi đây là một “điều bắt buộc hàng năm”. Gần đây tôi đã làm việc với một hội đồng quản trị và để làm tốt nhất công việc của mình, tôi đã đến trung tâm của tổ chức và gặp gỡ và nói chuyện với khách hàng. Hóa ra tôi là thiểu số. Hai phần ba hội đồng quản trị CHƯA BAO GIỜ đến thăm địa điểm này. Chỉ định điều này là bài tập về nhà hàng năm là không thể thương lượng. Các thành viên hội đồng quản trị PHẢI đặt mình vào vị trí của khách hàng để trở thành những đại sứ tốt nhất có thể.
Đây là hai cách tiếp cận sáng tạo.
Một Chuyến Thăm và một Câu Chuyện
Thông báo cho các thành viên hội đồng quản trị trước hai tuần và giao một bài tập về nhà gồm hai phần.
Phần 1: Lý tưởng nhất là thành viên hội đồng quản trị phải đến địa điểm của tổ chức của bạn và có một cuộc trò chuyện thực sự với một khách hàng. Nếu tổ chức của bạn phục vụ các bữa ăn, điều này rất dễ dàng. Giám đốc điều hành nên cung cấp nhiều cách để thành viên hội đồng quản trị có thể ‘chạm’ vào tổ chức (nếu là quốc gia, một cuộc gọi Skype hoặc thậm chí là điện thoại).
Phần 2: Các thành viên hội đồng quản trị đến cuộc họp và kể câu chuyện về khách hàng đó. Sau mỗi câu chuyện, hãy viết tên của khách hàng lên một tờ giấy nhớ và dán lên bảng. Tham khảo những khách hàng này bằng tên trong cuộc họp. Chiến lược đó có mang lại lợi ích cho Jane không? Hãy nhớ những gì Eugene đã nói? Điều này có giải quyết thách thức mà anh ấy nêu ra không?
Ứng Biến
Đừng đảo mắt. Xin hãy ở lại với tôi. Tôi đã thấy điều này hoạt động rất tốt.
Nhân viên tạo ra một hồ sơ hoặc câu chuyện về một khách hàng trước cuộc họp hội đồng quản trị, một cho mỗi thành viên hội đồng quản trị.
Trò chơi nhập vai khách hàng giúp các thành viên hội đồng quản trị “trở thành” khách hàng trong vài phút, mang lại trải nghiệm biến đổi và sự đồng cảm sâu sắc hơn.
Tại cuộc họp, lần lượt từng thành viên hội đồng quản trị đóng vai trò của khách hàng cụ thể này và giới thiệu bản thân với những người còn lại trong nhóm. Nhóm có thể đặt một vài câu hỏi cho nhân vật khách hàng. Các ghi chú hướng dẫn sẽ giúp thành viên hội đồng quản trị ứng biến. Khách hàng phải đa dạng và đại diện cho một loạt các vấn đề mà tổ chức phải đối mặt.
Thành viên hội đồng quản trị “trở thành” khách hàng chỉ trong vài phút. Nó có thể mang tính biến đổi.
Ai không muốn tham gia cuộc họp phải thông báo với hội đồng quản trị. Điều này giúp ban quản lý có thể chuẩn bị và điều chỉnh nội dung cuộc họp cho phù hợp, đồng thời đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội đóng góp ý kiến.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ MỌI NGƯỜI CÓ THỜI GIAN THỰC SỰ LÀM ĐIỀU NÀY?
Tôi hiểu bạn.
-
Bạn có thể nghĩ rằng đây là những hoạt động dài và phù hợp hơn cho một buổi tĩnh tâm.
-
Bạn có thể tin rằng không có thời gian để lên kế hoạch cho một điều gì đó ở quy mô lớn như thế này.
Tôi không đồng ý với điều đó. Bạn có thời gian và bạn không thể không tham gia vào loại công việc này tại mỗi cuộc họp hội đồng quản trị.
Nếu bạn có một hội đồng quản trị lớn, hãy thực hiện một biến thể của điều gì đó bạn đã đọc ở trên. Có thể không phải mọi thành viên hội đồng quản trị đều kể một câu chuyện hoặc ứng biến. Có thể nếu bạn dành một cuộc họp nhân viên cấp cao để thảo luận về chủ đề ‘Làm thế nào để chúng ta mang công việc vào phòng họp’, bạn sẽ có được những ý tưởng sáng tạo khác.
Nhưng mọi tổ chức đều có thời gian cho một báo cáo chương trình ít nhất.
Hãy để tôi nói rõ. Bạn có thể đã tuyển dụng các thành viên hội đồng quản trị không quan tâm. Nhưng tôi tin rằng những thành viên hội đồng quản trị đó là rất ít.
Không nổi da gà = không tham gia.
Không cảm hứng = không gây quỹ.
Khi tôi nói một cách đơn giản như vậy, bạn có thể bỏ qua nhu cầu này không?
Trong phần bình luận bên dưới, hãy chia sẻ các chiến lược của bạn để đưa công việc vào cuộc sống với hội đồng quản trị của bạn. Theo tôi, đây là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm để thu hút hội đồng quản trị của bạn và làm cho các cuộc họp hội đồng quản trị trở nên đáng giá.