Trong công việc, việc duy trì đà phát triển và thay đổi hướng đi là hai yếu tố quan trọng. Các cuộc họp đóng vai trò then chốt trong cả hai khía cạnh này. Khởi động dự án, đánh giá quá trình, giải quyết sự cố khẩn cấp, lên kế hoạch, tổ chức workshop, đàm phán bán hàng – tất cả đều nhằm mục đích “thay đổi hướng đi”.
Nhưng các cuộc họp được lên lịch thường xuyên của một nhóm nên duy trì đà phát triển công việc và tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Tần suất của các cuộc họp thường xuyên này thiết lập nhịp độ công việc của nhóm.
Ở đây, chúng ta sử dụng thuật ngữ nhịp độ một cách có chủ ý. Bạn có thể thấy những người khác gọi mô hình các cuộc họp thường xuyên này là nhịp điệu cuộc họp của nhóm.
Nếu từ nhịp độ và nhịp điệu gợi lên hình ảnh những người chèo thuyền đang cầm mái chèo, bạn đã có ý tưởng đúng.
Tần suất “Often A Meeting” hoạt động theo cách tương tự – thiết lập một tốc độ giúp một nhóm kéo nhau đủ nhanh để giành chiến thắng trong cuộc đua, nhưng không quá nhanh để họ kiệt sức trước khi về đích.
Tần suất “often a meeting” phù hợp giúp một nhóm tăng tốc hướng tới mục tiêu của họ. Việc thiết lập đúng tần suất cuộc họp tạo ra sự khác biệt lớn trong hiệu suất của nhóm.
Nếu thời gian giữa các cuộc họp quá dài, công việc sẽ bị ảnh hưởng.
Trong một thời gian dài, chúng tôi đã thử nhiều định dạng cho cuộc họp (nhân viên điều hành) này. Nếu thời gian giữa các cuộc họp kéo dài hơn hai tuần, tôi thấy nhóm bị mất kết nối.
Damon Schechter – CEO Shipwire
Các nhóm không họp đủ thường xuyên sẽ mất phương hướng, mất thông tin và làm suy yếu các mối quan hệ giữa các cá nhân, những yếu tố giúp họ làm việc cùng nhau.
Các cuộc họp hai tuần một lần = lãng phí thời gian
Các cuộc họp hàng tuần = động lực của nhóm
Mike Kotsis – Người sáng lập, GPS for Small Business
Tuy nhiên…
Các cuộc họp luôn làm gián đoạn; chúng luôn ưu tiên thời gian với nhóm hơn thời gian có thể dành để tạo ra tiến bộ cá nhân.
Nếu họp quá thường xuyên, nhóm sẽ cảm thấy họ đang ở trên máy chạy bộ. Họ sẽ cảm thấy thất vọng và kiệt sức.
Trong quá khứ, chúng tôi đã thử phiên bản agile của cuộc họp standup hàng ngày 15 phút, nhưng chúng tôi thấy điều này là quá thường xuyên. Hầu hết các ngày, các thành viên trong nhóm không có đủ thông tin mới để truyền đạt, khiến phần lớn các cuộc họp trở nên vô ích. Định dạng hàng ngày cũng yêu cầu mọi người phải dành một phần thời gian trong ngày của họ, mỗi ngày để trò chuyện. Đó là rất nhiều chi phí họp lãng phí.
Wade Foster – CEO Zapier
Làm Thế Nào Để Tìm Tần Suất Phù Hợp Cho Nhóm Của Bạn
Câu hỏi “Chúng ta nên họp bao lâu một lần?” được hỏi ở khắp mọi nơi và câu trả lời thường là một biến thể của:
Tùy thuộc vào.
Để tăng gấp đôi thử thách, tôi không thể tìm thấy bất kỳ nghiên cứu có ý nghĩa nào về chủ đề này. Tôi đã hỏi các nhà nghiên cứu về hiệu quả của cuộc họp những gì họ biết và mặc dù họ có cuốn sách tuyệt vời này chứa đầy các nghiên cứu hấp dẫn, nhưng họ không có gì khi tìm kiếm một câu trả lời dựa trên dữ liệu về tần suất một nhóm nên họp.
Điều đó để lại cho chúng ta lời khuyên từ các nhà tư vấn và những câu chuyện của những người đã thử các tần suất khác nhau trước khi họ tìm thấy một tần suất phù hợp.
May mắn cho chúng ta, có một sự đồng thuận khá tốt giữa những người tìm thấy tần suất của họ thông qua thử và sai và cộng đồng tư vấn kinh doanh.
Đây là những gì chúng ta biết.
Đề Xuất Về Tần Suất “Often a Meeting” Cho Các Loại Nhóm Khác Nhau
Bảng này tóm tắt các đề xuất chúng tôi tìm thấy.
| Loại Nhóm/Cuộc Họp | Hàng Ngày: 10 – 20 phút | Hàng Tuần: 45 – 90 phút | Hai Tuần Một Lần: 30 – 60 phút | Hàng Tháng: 2 – 3 giờ | Hàng Quý: 0.5 – 1 ngày | Hàng Năm: 1 – 2 ngày |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Họp 1-1 | Có | Có thể | Có thể | |||
| Họp Bộ Phận | Có thể | Có | Có thể | |||
| Nhóm Dự Án | Có thể | Có thể | Có thể | Có thể | ||
| Nhóm Agile | Có | Có thể | Có thể | |||
| Nhóm Lãnh Đạo | Có thể | Có | Có thể | Có | Có | |
| Quản Lý Khách Hàng | Có thể | Có | ||||
| Họp Toàn Công Ty | Có thể | Có | ||||
| Hội Đồng Quản Trị | Có thể | Có | Có | |||
| Ủy Ban | Có thể | Có thể | Có |
Tần Suất Này Có Quá Nhiều Không?
Các cuộc họp thường xuyên là một sự đầu tư đáng kể về thời gian của nhóm bạn, vì vậy một số nhà lãnh đạo cố gắng giảm thiểu sự đầu tư đó bằng cách kéo dài thời gian giữa các cuộc họp hoặc thậm chí hủy bỏ tất cả chúng.
Điều này có thể phản tác dụng, bởi vì khi bạn chờ đợi nhiều thời gian hơn giữa các cuộc họp, các cuộc họp đó cần phải dài hơn và có nhiều khả năng kéo dài thời gian hơn.
Quan trọng hơn, các cuộc họp cách nhau quá xa không hoạt động tốt.
Nhưng, đối với những người tính toán chi li trong chúng ta, hãy xem xét các con số để xem nó hoạt động như thế nào.
| Tần Suất Cuộc Họp | Số Giờ Mỗi Năm |
|---|---|
| 10 phút hàng ngày | 40 |
| 15 phút hàng ngày | 60 |
| 20 phút hàng ngày | 80 |
| 45 phút hàng tuần | 37.5 |
| 60 phút hàng tuần | 50 |
| 90 phút hàng tuần | 75 |
Số giờ trên mỗi người, giả sử làm việc 240 ngày hoặc 50 tuần mỗi năm, vì bạn không nên tham gia các cuộc họp khi bạn đang đi nghỉ hoặc ốm.
Như bạn có thể thấy, cho dù bạn họp hàng ngày hay họp hàng tuần, cuối cùng bạn sẽ dành khoảng thời gian tương đương nhau.
Bạn cũng có thể thấy cách các nhóm họp cả hàng ngày và hàng tuần nên đặc biệt cảnh giác về việc giữ cho cuộc họp stand-up hàng ngày ngắn gọn và cuộc họp hàng tuần tập trung.
Bất kể bạn chọn tần suất nào, hầu hết các thành viên trong nhóm sẽ dành ít hơn 4% thời gian làm việc của họ cho cuộc họp này.
Biết điều này, bạn có thể tập trung vào câu hỏi quan trọng hơn, đó là: làm thế nào bạn có thể sử dụng 4% đó để đảm bảo 96% còn lại hoạt động tốt?
Bạn sẽ tìm thấy thêm chi tiết về các đề xuất cho các nhóm khác nhau và rất nhiều liên kết đến các nguồn bên dưới.
Tuy nhiên, trước khi chúng ta đến đó, hãy xem xét các tiêu chí cấp cao mà bạn có thể sử dụng để đặt tần suất cuộc họp cho bất kỳ nhóm nào.
Tiêu Chí Để Chọn Tần Suất Cuộc Họp Tốt Nhất
Giống như tôi đã nói, tần suất một nhóm nên họp phụ thuộc vào.
Nhưng nó không phụ thuộc vào cảm giác của họ ngày hôm đó, hoặc nếu họ thích cuộc họp hay ghét chúng, hoặc ngành công nghiệp của họ, hoặc bất cứ điều gì tương tự.
Tần suất cuộc họp được đề xuất phụ thuộc vào các yếu tố sau:
1. Tính Khẩn Cấp & Quan Trọng
Nếu nhóm theo đuổi các mục tiêu khẩn cấp và quan trọng, họ cần họp thường xuyên.
Ví dụ: nhân viên bệnh viện họp mỗi ngày để đảm bảo mọi người đều biết tình hình trên sàn nhà. Cứu sống mạng người vừa khẩn cấp vừa quan trọng và nó đòi hỏi mọi người phải phối hợp và thông báo cho nhau.
Ngược lại, một hội đồng hiệp hội chủ nhà sẽ có các quy tắc chi phối thời điểm họ phải họp. Họ hiếm khi phải đối mặt với một vấn đề mà họ cảm thấy là vô cùng quan trọng hoặc khẩn cấp. Nhiều HOA phải họp hàng năm ở mức tối thiểu và họ để nó ở đó.
2. Tính Ổn Định
Giả sử rằng một khuôn khổ chiến lược vững chắc đã được đưa ra và nhóm lãnh đạo đã trưởng thành về mặt quan hệ, nhóm lãnh đạo có thể thiết lập một tần suất hiệu quả để giúp nó thúc đẩy ý định chiến lược của tổ chức.
Jack McGuinness – Đối tác quản lý của Relationship Impact
Đó là những giả định khá lớn!
Nhiều nhóm không hoạt động trong một khuôn khổ chiến lược vững chắc. Các cuộc họp thường xuyên hơn giúp các nhóm này tạo ra một sự hiểu biết chung về môi trường của họ để họ có thể thiết lập khuôn khổ này.
Và về “trưởng thành về mặt quan hệ”? Ít nhất, điều đó cần có thời gian.
Các nhóm mới, các nhóm có tỷ lệ luân chuyển cao và các nhóm có một hoặc nhiều thành viên trong nhóm “thách thức về mặt quan hệ” cũng cần họp thường xuyên hơn để thu hẹp khoảng cách tự nhiên về lòng tin.
Thông thường phải mất khoảng 6 cuộc họp trước khi các nhóm bắt đầu “hiểu ra” và sau đó bạn có thể thư giãn một chút.
Dan Prock – Người điều hành, Tác giả, Huấn luyện viên Lean & Kaizen
Trong các bài viết được liên kết bên dưới, bạn sẽ thấy một số người nói rằng họ họp nhiều hơn với một nhóm mới. Các hội đồng quản trị cũng tăng cường tần suất cuộc họp của họ trong thời kỳ khủng hoảng.
Khi tình hình không ổn định, các nhóm cần bỏ thời gian để ổn định nó. Điều này có nghĩa là các cuộc họp thường xuyên hơn.
Các Lựa Chọn Thay Thế Cho Các Cuộc Họp
Tần suất cuộc họp thường xuyên cung cấp cho các nhóm một cách để chia sẻ thông tin, nêu ra và giải quyết các vấn đề và xây dựng mối quan hệ. Nhưng có rất nhiều cách để hoàn thành những mục tiêu tương tự bên ngoài cuộc họp.
Slack, Skype, email, báo cáo, chỉ cần quay lại và nói chuyện với ai đó… không cần phải đợi đến một cuộc họp thường xuyên nếu bạn có điều gì đó quan trọng để chia sẻ.
Nếu nhóm của bạn phát triển mạnh nhờ giao tiếp dựa trên văn bản, bạn có thể họp ít thường xuyên hơn.
Nếu đó là bạn, hãy dành nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng nhóm khi bạn họp.
Điều đó nói rằng, với nhận thức ngày càng tăng về tác động gây lo lắng/nghiện của giao tiếp liên tục và sự thúc đẩy ngày càng tăng để giảm thiểu sự xao nhãng (như văn bản, trò chuyện, email, v.v.) để duy trì sự tập trung vào công việc, các kênh này trở nên không đáng tin cậy.
Bạn không thể biết NẾU HOẶC KHI NÀO nhóm của bạn sẽ đọc email hoặc tin nhắn trò chuyện đó.
Tính dễ dự đoán của tần suất cuộc họp thường xuyên cho phép các thành viên trong nhóm lên kế hoạch thời gian của họ để tối đa hóa năng suất và giảm thiểu sự xao nhãng, biết rằng họ sẽ có cơ hội đồng bộ với mọi người khác vào thời gian đã lên lịch.
3. Chức Năng Công Việc
Nhóm của bạn làm việc “trong kinh doanh” hay “về kinh doanh”?
Các nhóm tích cực cộng tác để tạo ra một sản phẩm công việc nào đó nên họp thường xuyên. Các khuyến nghị dao động từ họp mỗi ngày đến – ở giới hạn ngoài cùng – không ít hơn một lần mỗi tháng.
Các nhóm có trách nhiệm giám sát, quản trị và lập kế hoạch chiến lược họp ít thường xuyên hơn. Các khuyến nghị ở đây dao động từ một lần mỗi tháng – nhiều nhất – đến một lần mỗi năm.
Có những nhóm hoạt động ở cả hai vai trò.
Nhóm lãnh đạo của một công ty quản lý việc giao hàng và thực hiện hàng ngày theo chiến lược cấp cao hơn. Không có gì ngạc nhiên khi các nhà lãnh đạo họp mọi lúc!
Cả hai chức năng đều có tần suất riêng và đối với các nhóm có loại trách nhiệm kép này, điều quan trọng là phải nhận ra loại cuộc họp bạn đang lên lịch và lên kế hoạch cho phù hợp.
4. Sự Phụ Thuộc Lẫn Nhau
Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào nhau như thế nào để đạt được mục tiêu của họ?
Trong nhiều nhóm phát triển sản phẩm, mỗi người phải cộng tác với một số người khác để đưa sản phẩm ra thị trường. Nhà thiết kế có bị chậm trễ không? Các vấn đề trong QA? Các yêu cầu mới từ khách hàng?
Bất kỳ sự thay đổi nào về thời gian biểu hoặc kỳ vọng đều lan tỏa, tác động đến mọi người khác. Đây là một lý do khiến Agile, dựa vào một cuộc họp hàng ngày để giữ cho mọi người phối hợp, đã trở nên rất phổ biến với các nhóm như thế này.
Ngược lại, các nhà quản lý dịch vụ cấp trung và chủ sở hữu nhượng quyền hoạt động phần lớn độc lập.
Các vấn đề ảnh hưởng đến một nhượng quyền thương mại ở một địa điểm có thể không ảnh hưởng đến một địa điểm khác. Sẽ rất hữu ích cho những chuyên gia này khi họp bán thường xuyên để so sánh ghi chú, chia sẻ thông tin chi tiết và làm việc để thay đổi những điều ít ỏi ảnh hưởng đến tất cả họ. Nhưng đó là tất cả.
5. Địa Điểm (hoặc Thiếu Địa Điểm)
Các nhóm nhỏ làm việc cùng nhau trong cùng một phòng không cần họp nhiều.
Khi tất cả các bạn biết về những thay đổi trong môi trường làm việc vì bạn đã ở đó để chứng kiến sự thay đổi đó, bạn không nhất thiết cần một tần suất cuộc họp.
Khi tôi là một người phục vụ bánh kếp, công việc của tôi rất phụ thuộc vào hiệu suất của các đồng nghiệp của tôi và luôn bị ảnh hưởng nhiều bởi những thay đổi trong môi trường của chúng tôi. Nhưng chúng tôi không bao giờ có một cuộc họp nhóm thường xuyên – chúng tôi chỉ xem, nói chuyện với nhau và làm ra những chiếc bánh kếp ngon lành.
Bây giờ, tôi làm việc trên phần mềm với một nhóm phân tán. Chúng tôi có một đối tác hiện đang đi bộ xuyên sa mạc Sahara và các nhân viên cách xa nhiều múi giờ. Ngày nay, công việc của tôi độc lập hơn nhiều và thoải mái hơn nhiều so với khi tôi mặc tạp dề màu hồng mỗi ngày. Tuy nhiên, chúng tôi họp rất thường xuyên.
Có hai rủi ro lớn với các nhóm phân tán:
- Khuất mắt, khuất luôn
Thật dễ dàng để bị cuốn vào những gì bạn đang làm và quên kiểm tra với các thành viên trong nhóm của bạn.
Và mặt trái của điều đó…
- Những giả định sai lầm
Trong đó mọi người hoặc cho rằng mọi thứ đều ổn, vì họ chưa thấy điều gì khác HOẶC, vì họ không thể thấy nhóm của họ đang làm việc, nên cho rằng họ không hoàn thành nhiệm vụ.
Các nhóm ảo có thể giảm thiểu cả hai rủi ro này bằng cách họp thường xuyên hơn.
Chi Tiết Đằng Sau Các Đề Xuất
Đây là một cái nhìn khác về biểu đồ của chúng tôi.
| Loại Nhóm/Cuộc Họp | Hàng Ngày: 10 – 20 phút | Hàng Tuần: 45 – 90 phút | Hai Tuần Một Lần: 30 – 60 phút | Hàng Tháng: 2 – 3 giờ | Hàng Quý: 0.5 – 1 ngày | Hàng Năm: 1 – 2 ngày |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Họp 1-1 | Có | Có thể | Có thể | |||
| Họp Bộ Phận | Có thể | Có | Có thể | |||
| Nhóm Dự Án | Có thể | Có thể | Có thể | Có thể | ||
| Nhóm Agile | Có | Có thể | Có thể | |||
| Nhóm Lãnh Đạo | Có thể | Có | Có thể | Có | Có | |
| Quản Lý Khách Hàng | Có thể | Có | ||||
| Họp Toàn Công Ty | Có thể | Có | ||||
| Hội Đồng Quản Trị | Có thể | Có | Có | |||
| Ủy Ban | Có thể | Có thể | Có |
Các đề xuất trên là của chúng tôi, được tổng hợp từ việc đọc rộng rãi, làm việc với các chuyên gia về cuộc họp, các cuộc trò chuyện với khách hàng và những bài học khó khăn từ sự nghiệp lâu dài.
Vì vậy, bạn biết đấy, đó là một thứ khá am hiểu.
Điều đó không có nghĩa là mọi người sẽ đạt được những kết luận giống như chúng tôi.
Nếu có một điều mà mọi người đồng ý khi nói đến các cuộc họp… thì tôi rất muốn nghe điều đó là gì!
Để đưa ra một quyết định sáng suốt hơn khi đầu tư thời gian của nhóm bạn, hãy đi sâu vào các chi tiết bên dưới. Đối với mỗi loại nhóm, tôi đã phác thảo đề xuất của chúng tôi và sau đó chia sẻ những gì người khác đề xuất. Các ý kiến khác rất nhiều!
Họp 1-1
Các cuộc họp một đối một nhằm mục đích củng cố mối quan hệ công việc, giải quyết các vấn đề ảnh hưởng đến công việc của một cá nhân và hỗ trợ phát triển sự nghiệp.
Hầu hết các chuyên gia khuyên bạn nên tổ chức các cuộc họp một đối một hàng tuần, nhưng thừa nhận rằng đây có thể là một thách thức về lịch trình, dẫn đến rất nhiều cuộc họp một đối một bị hủy bỏ. Vì vậy, họ nói:
Bất cứ điều gì bạn chọn, điều quan trọng cần nhớ là bạn càng kéo dài thời gian giữa các phiên, thông tin sẽ càng ít kịp thời và ít chính xác hơn, và bạn càng ít có khả năng can thiệp vào một vấn đề khi nó còn non trẻ.
Richard Wanner
Họp Bộ Phận
Các cuộc họp hàng tuần là tiêu chuẩn vàng ở đây. Chúng tôi đồng ý.
Nhóm Dự Án
Tần suất họp nhóm dự án của bạn nên là bao nhiêu?
Điều đó thực sự phụ thuộc vào.
Đây là nơi khó đưa ra một đề xuất mạnh mẽ, vì một số lý do.
Các nhóm dự án có một số loại cuộc họp thường xuyên.
Tần suất cuộc họp được khuyến nghị phụ thuộc nhiều hơn vào tính cấp bách và tầm quan trọng so với các loại cuộc họp nhóm khác.
Nhóm Agile
Nếu bạn làm việc trong một nhóm đã áp dụng phương pháp agile (Scrum, Kanban, XP hoặc tương tự), thì bạn đã biết các khuyến nghị ở đây.
Các nhóm agile tổ chức các cuộc họp hàng ngày rất ngắn để đảm bảo các vấn đề được phát hiện càng nhanh càng tốt.
Các nhóm agile cũng họp vào đầu và cuối mỗi lần lặp lại, điều này thường có nghĩa là ít nhất hai cuộc họp dài hơn cứ sau vài tuần. Tần suất cho các cuộc họp dài hơn này phụ thuộc vào độ dài của mỗi lần lặp lại.
Nhóm Lãnh Đạo
Một tần suất cuộc họp lãnh đạo lành mạnh, hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt giữa một tổ chức phải vật lộn để tồn tại và một tổ chức phát triển mạnh mẽ.
Và mặc dù chúng tôi không có nghiên cứu về tần suất các nhóm nên họp, nhưng có rất nhiều nghiên cứu về hiệu quả lãnh đạo.
Chúng tôi biết rằng cách các nhà lãnh đạo đưa ra và thảo luận các quyết định, mức độ phối hợp giữa các bộ phận và mức độ thành thạo của họ trong việc xác định và giải quyết các vấn đề sẽ có tác động lớn đến các tổ chức mà họ lãnh đạo.
Có hai loại cuộc họp nhóm lãnh đạo.
Các cuộc họp hàng ngày và/hoặc hàng tuần để chia sẻ thông tin và giải quyết các vấn đề chi tiết
Các cuộc họp chiến lược hàng tháng, hàng quý và hàng năm
Mọi khuyến nghị chúng tôi tìm thấy đều đồng ý rằng các nhóm lãnh đạo phải tổ chức các cuộc họp thường xuyên này để có hiệu quả:
- Một cuộc họp hàng năm để đặt ra chiến lược tổng thể
- Một cuộc họp hàng quý để điều chỉnh các kế hoạch chiến lược khi cần thiết
- Một cuộc họp hàng tuần để xem xét hiệu suất và giải quyết các vấn đề
Những người khác cũng khuyên dùng một cuộc họp giao ban lãnh đạo hàng ngày và một cuộc kiểm tra chiến lược hàng tháng.
Quản Lý Khách Hàng Và Thành Công Của Khách Hàng
Các đại diện tài khoản đóng vai trò là “hội đồng quản trị” chịu trách nhiệm giám sát mối quan hệ của công ty với khách hàng. Giống như tất cả các chức năng “về kinh doanh” cấp cao hơn, các nhà quản lý tài khoản sử dụng tần suất cuộc họp không thường xuyên hơn.
Khi một khách hàng có vẻ hài lòng, các nhà quản lý tài khoản lên lịch các cuộc họp hàng quý để đảm bảo mối quan hệ vẫn mạnh mẽ. Tần suất cuộc họp này được gọi là QBR: Đánh giá kinh doanh hàng quý.
Nếu có một hợp đồng cần gia hạn, đó sẽ là chủ đề chính tại một trong những cuộc họp hàng quý này.
Khi một tài khoản gặp sự cố, một nhà quản lý tài khoản giỏi sẽ tăng cường tần suất cuộc họp.
Sau khi có được những người phù hợp tham gia vào việc giải quyết vấn đề của khách hàng, nhà quản lý tài khoản sẽ lên lịch các cuộc kiểm tra hai tuần một lần được thiết kế để sửa chữa mối quan hệ với khách hàng.
Điều thú vị là, chỉ trong những tình huống như thế này, chúng tôi mới khuyên dùng tần suất hai tuần một lần.
Cuộc Họp Hai Tuần Một Lần?
Hết lần này đến lần khác, chúng ta đọc về những người đã cố gắng chuyển đổi tần suất cuộc họp nhóm của họ sang mỗi tuần khác, hy vọng cắt giảm lượng thời gian lãng phí trong các cuộc họp, và sau đó đã quay lại các cuộc họp hàng tuần ngay sau đó.
Chúng tôi đã thử điều này trong quá khứ và thấy năng suất của nhóm giảm sút đáng thất vọng.
Các cuộc họp hai tuần một lần quá xa nhau đối với hầu hết các nhóm đang tích cực làm việc.
Chúng tôi đã thấy 3 tình huống mà các cuộc họp hai tuần một lần thành công:
- Các nhà quản lý tài khoản làm việc để cải thiện mối quan hệ khách hàng không mấy suôn sẻ
- Các cuộc họp một đối một trong một nhóm ổn định
- Cập nhật dự án cho các bên liên quan bên ngoài về một dự án dài hạn
Trong mỗi trường hợp, cuộc họp hai tuần một lần được thiết kế để cải thiện mối quan hệ công việc.
Ví dụ: một bản cập nhật dự án hai tuần một lần thành công tập trung ít hơn vào các chi tiết cụ thể và nhiều hơn vào việc xây dựng lòng tin của các bên liên quan, mang lại cho mọi người vừa đủ khả năng hiển thị để cảm thấy tự tin về sự thành công của dự án.
Nếu bạn cần sửa chữa hoặc duy trì một mối quan hệ, nhưng không cần phải làm việc thông qua các quyết định và chi tiết, hãy cân nhắc tần suất hai tuần một lần.
Trong hầu hết các trường hợp khác, hai tuần một lần không hoạt động.
Các Cuộc Họp Toàn Công Ty
Bạn nên họp với toàn công ty bao lâu một lần?
Các cuộc họp toàn thể công ty rất tốn kém, khó điều phối và thường chỉ có một chiều, khiến những người tham dự có ít cơ hội tham gia.
Đối với các công ty lớn hơn, đã thành lập, chỉ cần tổ chức một cuộc họp toàn thể công ty sau mỗi 6 tháng hoặc hơn.
Đây cũng là tần suất được đề xuất cho các chuyến đi chơi của công ty trong các công ty phân tán. Nếu lực lượng lao động của bạn có tính phân tán cao, việc tập hợp tất cả họ lại sau mỗi 6 đến 8 tháng sẽ cải thiện đáng kể mối quan hệ công việc và tăng tốc năng suất.
Các công ty nhỏ hơn tổ chức các cuộc họp toàn thể công ty hàng quý.
Các cuộc họp toàn thể công ty hàng quý thường phù hợp với lịch trình cuộc họp hội đồng quản trị hàng quý. Điều này cho phép ban lãnh đạo có cơ hội chia sẻ những hiểu biết sâu sắc và thông tin hiệu suất tương tự với nhân viên mà hội đồng quản trị thấy, và để truyền đạt bất kỳ nghị quyết mới nào của hội đồng quản trị có tác động đến mọi người.
Trong các công ty rất nhỏ hoặc mới thành lập, không có sự khác biệt giữa cuộc họp toàn thể công ty và cuộc họp “nhân viên”.
Các công ty mới có thể tập hợp mọi người để họp hàng tuần. Mặc dù về mặt kỹ thuật đây là một cuộc họp “toàn công ty”, nhưng thực sự không có nhiều người tham gia và hướng dẫn cho các cuộc họp bộ phận được áp dụng.
Hội Đồng Quản Trị
Chúng ta đã nói về cách các hội đồng quản trị chủ yếu là tình nguyện viên như hội đồng quản trị HOA, với các yêu cầu họp bắt buộc nhưng không có hoạt động kinh doanh thực sự cấp bách nào khác, có thể họp không thường xuyên như một lần mỗi năm.
Ngoài ra, tần suất được khuyến nghị thường xuyên nhất cho các cuộc họp hội đồng quản trị tại các tổ chức ổn định là hàng quý.
Các cuộc họp hàng quý (vì vậy 4 cuộc họp mỗi năm), với trọng tâm chính của mỗi cuộc họp được lên kế hoạch trước, cung cấp cho các hội đồng quản trị tại các tổ chức ổn định đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ của họ.
Một tần suất như thế này có thể hoạt động, nhưng nó làm tăng tầm quan trọng của giao tiếp giữa các cuộc họp. Để một hội đồng quản trị chỉ họp 3 hoặc 4 lần một năm có hiệu quả, bạn cần đảm bảo thông tin đến được với các thành viên hội đồng quản trị giữa các cuộc họp, để thời gian họp có thể được dành cho thảo luận và ra quyết định.
Nhiều hội đồng quản trị họp thường xuyên hơn.
Các hội đồng quản trị tình nguyện viên trong các tổ chức mà “hội đồng quản trị” và “tổ chức” gần như giống nhau, chẳng hạn như Hiệp hội Phụ huynh và Giáo viên và những tổ chức tương tự, họp mỗi tháng.
Hội đồng quản trị cho các công ty đang trong quá trình chuyển đổi – các công ty mới thành lập và những công ty phải đối mặt với việc mua lại, sáp nhập, một cuộc chấn chỉnh lớn về lãnh đạo, các trường hợp khẩn cấp tài chính, rắc rối pháp lý, v.v. – cũng sẽ họp thường xuyên hơn nhiều.
Ủy Ban
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, cuộc họp ủy ban.
Cách tốt nhất để xác định tần suất phù hợp cho cuộc họp ủy ban của bạn là bằng cách kiểm tra điều lệ của ủy ban.
Nếu ủy ban là tạm thời, với một nhiệm vụ duy nhất cần hoàn thành trước khi nó giải tán (ví dụ: một ủy ban đề cử), thì các cuộc họp nên được lên lịch giống như đối với một nhóm dự án.
Nếu ủy ban có một sứ mệnh quản trị dài hạn, chẳng hạn như ủy ban tiêu chuẩn kỹ thuật, thì các cuộc họp nên được lên lịch giống như các cuộc họp hội đồng quản trị hơn.
Cho dù sử dụng tần suất sản xuất hay tần suất quản trị, các cuộc họp ủy ban nên luôn được lên lịch có tính đến ngày họp hội đồng quản trị.
Lên lịch các cuộc họp ủy ban để họ có thể hoàn thành công việc trước khi hội đồng quản trị họp.
Tóm Lại
Bây giờ sau tất cả những điều đó, chúng ta đã quay lại nơi chúng ta bắt đầu. Câu trả lời cho câu hỏi “Nhóm của tôi nên họp bao lâu một lần?” vẫn là “Tùy thuộc vào.”
Nhóm của bạn có thực hiện công việc hay họ lên kế hoạch và giám sát công việc? Điều quan trọng hơn đối với bạn là giải quyết các chi tiết hay xây dựng lòng tin? Nếu bạn bỏ lỡ một hoặc hai cuộc họp, bạn có thể dự đoán những gì đã xảy ra trong thời gian bạn vắng mặt tốt như thế nào?
Tất cả những sắc thái này có thể gây khó chịu. Không có câu trả lời đúng cho mọi người.
Thậm chí không có gì đảm bảo rằng câu trả lời đúng mà bạn làm việc rất chăm chỉ để tìm ngày hôm nay sẽ vẫn là câu trả lời đúng vào ngày mai.
Vui lòng cưỡng lại sự cám dỗ đơn giản hóa điều này.
Trong các biểu đồ và ví dụ ở trên, bạn đã thấy các hướng dẫn rõ ràng và các khuyến nghị mạnh mẽ.
- Hầu hết các nhóm làm việc tốt nhất khi họ thiết lập một tần suất cuộc họp hiệu quả.
- Một tần suất quá nhanh hoặc quá chậm sẽ phản tác dụng. Hãy hướng nội Goldilocks của bạn và làm việc để có được điều này vừa phải.
- Các nhóm đang tích cực làm việc để sản xuất một cái gì đó nên họp thường xuyên; các cuộc họp hàng ngày hoặc hàng tuần thường hoạt động tốt nhất.
- Các nhóm làm việc “về kinh doanh” nên họp không thường xuyên; hàng tháng hoặc hàng quý hoạt động tốt.
Để tổ chức các cuộc họp hiệu quả, chúng ta phải chấp nhận sự phức tạp này.
Tần suất chỉ là một phần của bức tranh. Các nhóm cần họp thường xuyên, nhưng quan trọng hơn, họ cần tổ chức đúng cuộc họp.
