Biên bản là văn bản ghi lại một cách chính xác và đầy đủ diễn biến của một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc. Kỹ năng “viết biên bản” là vô cùng quan trọng trong học tập, công việc và đời sống, giúp chúng ta lưu trữ thông tin, làm bằng chứng và theo dõi tiến độ thực hiện các công việc.
Yêu cầu cơ bản đối với một biên bản:
- Hình thức:
-
Quốc hiệu và tiêu ngữ: Thể hiện tính pháp lý và trang trọng của văn bản.
-
Tên văn bản: Rõ ràng, cụ thể (Ví dụ: “Biên bản cuộc họp lớp về việc tổ chức trung thu”).
-
Thời gian, địa điểm: Ghi chính xác thời gian bắt đầu, kết thúc và địa điểm diễn ra sự kiện.
-
Thành phần tham dự: Liệt kê đầy đủ họ tên, chức vụ của những người tham gia.
-
Người chủ trì, thư ký: Xác định rõ vai trò của từng người.
-
Nội dung: Ghi chép chi tiết diễn biến sự kiện, ý kiến phát biểu, tranh luận, quyết định được thông qua.
-
Kết thúc: Ghi thời gian kết thúc, chữ ký của thư ký và chủ tọa.
- Nội dung:
- Tính chính xác: Số liệu, sự kiện phải được ghi chép chính xác, khách quan.
- Tính trung thực: Không suy diễn, thêm bớt thông tin.
- Tính trọng tâm: Tập trung vào những nội dung quan trọng, có tính quyết định.
Quy trình viết biên bản:
- Chuẩn bị:
- Xác định mục đích của biên bản.
- Thu thập thông tin liên quan.
- Chuẩn bị mẫu biên bản (nếu có).
- Viết biên bản:
- Tuân thủ theo bố cục và yêu cầu về hình thức.
- Ghi chép đầy đủ, chính xác, khách quan.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc.
Ví dụ minh họa:
Giả sử bạn được giao nhiệm vụ làm thư ký trong cuộc họp lớp để bàn về việc tổ chức hoạt động chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11. Dưới đây là một ví dụ về biên bản bạn có thể viết:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN HỌP LỚP VỀ VIỆC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CHÀO MỪNG NGÀY NHÀ GIÁO VIỆT NAM 20/11
Thời gian: 14h00 – 16h00, ngày 15 tháng 10 năm 2024
Địa điểm: Phòng học lớp 6A1
Thành phần tham dự:
- Cô giáo Nguyễn Thị Lan – Giáo viên chủ nhiệm
- Bạn Trần Văn An – Lớp trưởng
- Bạn Lê Thị Bình – Lớp phó học tập
- Cùng toàn thể các bạn học sinh lớp 6A1
Chủ trì: Bạn Trần Văn An – Lớp trưởng
Thư ký: Bạn Nguyễn Thị Mai
Nội dung:
-
Bạn Trần Văn An – Lớp trưởng thông báo lý do và mục đích của cuộc họp: Bàn về kế hoạch tổ chức hoạt động chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11.
-
Các ý kiến đóng góp:
- Bạn Lê Thị Bình đề xuất tổ chức văn nghệ và làm báo tường.
- Bạn Nguyễn Văn Cường đề xuất tổ chức các trò chơi dân gian.
- Bạn Hoàng Thị Dung đề xuất làm thiệp tặng thầy cô.
- Thảo luận và thống nhất:
- Thống nhất tổ chức văn nghệ, làm báo tường và làm thiệp tặng thầy cô.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhóm.
- Thời gian hoàn thành: 18/11/2024.
- Kết luận của cô giáo Nguyễn Thị Lan – Giáo viên chủ nhiệm:
- Đánh giá cao sự tích cực và sáng tạo của các bạn học sinh.
- Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tri ân thầy cô.
- Mong muốn các bạn học sinh hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Cuộc họp kết thúc vào lúc 16h00 cùng ngày.
Sau cuộc họp, các bạn học sinh lớp 6A1 cùng nhau thảo luận và đưa ra nhiều ý tưởng sáng tạo để chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11.
Các bạn học sinh lớp 6A1 cùng nhau tạo nên những trang báo tường đầy ý nghĩa, thể hiện lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo.
Những tấm thiệp xinh xắn, chứa đựng tình cảm chân thành là món quà ý nghĩa nhất mà các em học sinh muốn gửi đến những người lái đò thầm lặng.
Thư ký
(Ký và ghi rõ họ tên)
Nguyễn Thị Mai
Chủ trì
(Ký và ghi rõ họ tên)
Trần Văn An
Lưu ý:
- Đây chỉ là một ví dụ minh họa, bạn có thể điều chỉnh nội dung cho phù hợp với tình huống cụ thể.
- Nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự khi viết biên bản.
- Cần kiểm tra lại kỹ lưỡng trước khi ký và nộp biên bản.
Hy vọng với hướng dẫn chi tiết này, bạn sẽ tự tin hơn khi “viết biên bản” trong mọi tình huống. Chúc bạn thành công!
