Quản lý năng lượng hiệu quả là chìa khóa để duy trì hiệu suất làm việc cao và tránh kiệt sức. Một trong những phương pháp hữu hiệu để đạt được điều này là hệ thống danh sách công việc hàng tuần/hàng ngày (Weekly/Daily To-Do List).
Danh Sách Công Việc Hàng Tuần/Hàng Ngày
Nguyên tắc của phương pháp này rất đơn giản:
- Vào cuối tuần, lập danh sách tất cả những việc bạn muốn hoàn thành trong tuần tới.
- Vào cuối ngày, lập danh sách những phần việc trong danh sách tuần mà bạn muốn hoàn thành vào ngày mai.
Sau khi bạn hoàn thành danh sách hàng ngày, hãy dừng lại. Đừng làm thêm bất kỳ dự án hoặc nhiệm vụ nào khác. Bạn có cả ngày để thư giãn. Và sau khi bạn hoàn thành danh sách hàng tuần, bạn đã hoàn thành công việc cho cả tuần. Điều này có nghĩa là nếu bạn hoàn thành vào chiều thứ Sáu, bạn sẽ không bắt đầu làm việc lại cho đến sáng thứ Hai.
Mặc dù kỹ thuật này có vẻ hiển nhiên (và thực tế là vậy), nhưng việc sử dụng hệ thống WD mang lại một số lợi thế quan trọng so với phương pháp Getting Things Done điển hình là duy trì danh sách Hành Động Tiếp Theo hoặc danh sách dự án.
Tại Sao Hệ Thống Danh Sách Công Việc Hàng Tuần/Hàng Ngày Lại Hiệu Quả:
Sau khi sử dụng phương pháp này trong vài tháng, tôi nhận thấy nó vượt trội hơn các hệ thống khác ở một số điểm chính:
1) Hệ thống WD quản lý năng lượng của bạn.
Vấn đề không phải là hết thời gian, mà là hết năng lượng. Bạn có thể có 24 giờ trong một ngày, nhưng nhiều giờ trong số đó bị chiếm dụng bởi việc ăn uống, ngủ nghỉ và thư giãn sau vài giờ làm việc mệt mỏi. Bất kỳ hệ thống năng suất nào không tính đến điều này đều không hiệu quả.
Thay vào đó, hệ thống Weekly/Daily chia công việc của bạn thành các phần nhỏ dễ quản lý hơn. Thay vì cố gắng hoàn thành mọi thứ mỗi ngày, tôi chỉ hoàn thành danh sách hàng ngày của mình. Điều tương tự cũng đúng với cả tuần. Với hệ thống WD, bạn đạt được lượng công việc tối đa, đồng thời dành thời gian thư giãn và tận hưởng sự không năng suất có chọn lọc. Sau khi hoàn thành công việc trong ngày, bạn có thể tự thưởng cho mình những hoạt động giải trí giúp tái tạo năng lượng.
2) Hệ thống WD ngăn chặn sự trì hoãn
Sự trì hoãn có thể xảy ra khi bạn nhìn thấy núi công việc trước mặt và không thể hình dung ra một kết thúc dễ dàng. Bằng cách chia danh sách việc cần làm của bạn thành các danh sách hàng ngày, các dự án lớn như con voi có thể trở thành các nhiệm vụ nhỏ như miếng bánh. Sau khi hoàn thành công việc, bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn để tiếp tục hoàn thành các nhiệm vụ tiếp theo vào ngày hôm sau.
3) Hệ thống WD giúp bạn chủ động
Hệ thống của tôi trong vài năm trước khi triển khai phương pháp này là sử dụng danh sách việc cần làm hàng ngày. Thật không may, tôi thấy rằng phương pháp này khiến tôi mất tập trung vào các nhiệm vụ lớn hơn, không khẩn cấp. Khi bạn đã có mười mục trong danh sách việc cần làm của mình, việc thêm mục thứ mười một cho ngày hôm đó có vẻ không hấp dẫn.
Nhưng khi bạn viết danh sách hàng tuần, bạn đang ở một trạng thái tinh thần khác. Với sáu ngày để hoàn thành mọi thứ (giả sử bạn nghỉ một ngày), việc đưa vào những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp đó sẽ dễ dàng hơn. Sau khi hoàn thành công việc hàng ngày, bạn sẽ có thời gian để xem xét lại danh sách hàng tuần và lên kế hoạch cho những nhiệm vụ quan trọng hơn.
4) Hệ thống WD giúp bạn không bị kiệt sức
Trước đó tôi đã viết về việc tôi vô tình quá tải lịch trình của mình vào tuần trước như thế nào. Việc sử dụng hệ thống Weekly/Daily đã giúp tôi không bị kiệt sức hoặc cảm thấy căng thẳng, mặc dù tôi đang phải đối mặt với khối lượng công việc gấp 2-3 lần. Bằng cách tự động chia công việc của mình thành tổng số hàng tuần và các phần nhỏ hàng ngày, tôi có thể tập trung vào miếng bánh tiếp theo, thay vì toàn bộ con voi. Sau khi hoàn thành công việc trong tuần, bạn sẽ có thời gian nghỉ ngơi và phục hồi năng lượng để chuẩn bị cho tuần làm việc tiếp theo.
Cách Sử Dụng Danh Sách Công Việc Hàng Tuần/Hàng Ngày
Tiêu đề cho phần này có vẻ khá dễ hiểu. Viết ra danh sách hàng tuần của bạn và danh sách hàng ngày của bạn, hoàn thành chúng, lặp lại. Nhưng sau khi sử dụng phương pháp này trong vài tháng, có một vài sắc thái bạn có thể muốn xem xét.
Tập Trung Vào Danh Sách Hàng Ngày
Mục đích của danh sách hàng tuần là làm điểm khởi đầu để viết danh sách hàng ngày. Sau khi bạn đã chia nhỏ phần bạn muốn xử lý vào ngày mai, các nhiệm vụ khác trong tuần không nên ở trong tâm trí bạn. Bạn có thể giả vờ rằng chúng không tồn tại, như thể các nhiệm vụ duy nhất trên thế giới là những nhiệm vụ vào ngày mai.
Phương pháp này là một cách giảm căng thẳng đáng kinh ngạc. Thật dễ dàng để lo lắng về việc bạn sẽ hoàn thành mọi thứ như thế nào. Nhưng khi “mọi thứ” trở thành bảy hoặc tám nhiệm vụ vào ngày mai, nó sẽ trở nên dễ quản lý hơn. Sau khi hoàn thành công việc trong ngày, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm và tự tin hơn.
Đừng Mở Rộng Danh Sách
Nếu bạn hoàn thành danh sách hàng ngày hoặc hàng tuần của mình sớm hơn dự kiến, bạn có thể bị cám dỗ mở rộng. Tại sao không thêm một vài hoạt động bổ sung, bạn có thời gian, phải không?
Đây là một ý tưởng tồi vì nó ngăn bạn tập trung vào danh sách hàng ngày. Ngay sau khi bạn tạo ra khả năng mở rộng, “mọi thứ” của bạn sẽ chuyển từ các nhiệm vụ cần hoàn thành vào ngày mai, trở lại danh sách việc cần làm vô tận của bạn. Căng thẳng và trì hoãn sẽ sớm xảy ra.
Rõ ràng, sẽ có những lúc bạn phải điều chỉnh. Các nhiệm vụ vào phút cuối cần được thêm vào danh sách của bạn. Nhưng hãy cố gắng tránh mở rộng danh sách của bạn chỉ vì bạn có thời gian rảnh. Sau khi hoàn thành công việc, hãy dành thời gian để nghỉ ngơi và thư giãn thay vì cố gắng làm thêm việc.
Thực Hiện Đánh Giá Hàng Tháng
Một lĩnh vực mà hệ thống WD bỏ qua là danh sách hàng tháng. Có một số dự án và hoạt động có thể quá lớn/không khẩn cấp đến mức chúng có thể bị bỏ qua theo danh sách hàng tuần. Thật không may, việc duy trì danh sách hàng tháng tốn nhiều công sức hơn là đáng giá. Rất khó để dự đoán tất cả các nhiệm vụ nhỏ bạn cần hoàn thành trước một tháng, vì vậy nó ngừng trở nên phù hợp với danh sách hàng tuần của bạn.
Thay vào đó, tôi thích thực hiện đánh giá hàng tháng thường xuyên. Trong bài đánh giá đó, tôi sẽ chọn ra một vài dự án lớn hơn mà tôi muốn hoàn thành trong tháng đó. Tôi có thể ghi nhớ những điều này khi tôi viết danh sách hàng tuần của mình. Sau khi hoàn thành công việc, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về những gì bạn đã đạt được và những gì bạn cần tập trung vào trong tương lai.
Danh sách việc cần làm hàng tuần/hàng ngày không phức tạp. Cuộc sống không cần phải phức tạp để hoạt động. Hãy thử sử dụng hệ thống WD trong một tháng. Bạn có thể thiết lập danh sách của mình bằng bút chì và giấy hoặc sử dụng công cụ yêu thích của tôi, Ta-Da List. Bạn có gì để mất?
